Tema 15

TEMA 15 Concepto de Registro General: presentación de escritos y solicitudes en el Registro General. Cómputo de plazos y práctica de notificaciones. Desglose de documentos. Registros auxiliares. El acceso a los documentos y obtención de copias en la administración municipal. Los Documentos de Archivo y sus características. Organización de Archivos: Clasificación, Ordenación y Descripción. El Archivo de Gestión: concepto, funciones y organización

1. CONCEPtO dE REGIStRO GENERAL: PRESENtACIóN dE ESCRItOS y SOLICItudES EN EL REGIStRO GENERAL. CóMPutO dE PLAzOS y PRáCtICA dE NOtIfICACIONES

1.1. INTRODUCCIÓN

Esta materia está regulada por los arts. 151 a 162 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, aprobado por el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre (ROFRJEL, en adelante).

En todas las Entidades Locales habrá un Registro General para que conste con claridad la entrada de los documentos que se reciban y la salida de los que hayan sido despachados definitivamente.

El Registro General permanecerá abierto al público todos los días hábiles durante las horas prevenidas en la legislación de procedimiento administrativo común.

La existencia de un único Registro General se entenderá sin perjuicio de su organización desconcentrada, adaptándolo a las características de la organización de los servicios de la Entidad Local (art. 151).

Conforme al art. 152, el Registro General estará establecido de modo que garantice la constancia de la entrada y salida de todos los documentos que tengan como destinatario o expida la Entidad Local. Los libros o soporte documental del Registro, no podrán salir bajo ningún pretexto de la Casa Consistorial. El acceso a su contenido se realizará mediante consulta de los mismos en el lugar en que se encuentren custodiados o mediante la expedición de certificaciones (autorizadas por el Secretario, conforme al art. 162) y testimonios.

Los asientos del Registro contendrán referencia exacta de cada uno de los documentos que se remitan desde las oficinas locales o que en ellas se reciban, y, al efecto, tanto los Libros de Entrada como los de Salida contendrán las casillas necesarias para hacer constar los conceptos que, pormenorizadamente, señala el art. 153.

Por lo demás, conforme al art. 155, registrado un documento, se estampará en el mismo nota expresiva de la fecha en que se inscribe, entrada o salida y número de orden que le haya correspondido. Y el Encargado del Registro, una vez efectuada la inscripción, hará la clasificación de los documentos ingresados y procederá a distribuirlos entre las distintas Oficinas, donde se anotarán en el Registro parcial y unirán a sus antecedentes, si los hubiere, o se abrirá o iniciará expediente en su caso, dándole la pertinente tramitación (art. 160).

En cuanto a la salida de documentos, dispone el art. 154 que en el Registro de Salida se anotarán los oficios, notificaciones, órdenes, comunicaciones, certificaciones, expedientes o resoluciones que emanen de las Corporaciones, Autoridades o Funcionarios locales. Para la salida de documentos, cada Sección o Negociado enviará los que hayan de expedirse al Registro, que los cursará devolviendo a la Dependencia de origen las minutas correspondientes después de estampar en ellas el sello en que conste la fecha y número del asiento (art. 161).

1.2. REQUISITOS EN LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

Vienen regulados en los arts. 156 a 159 ROFRJEL.

Conforme al art. 156, el Funcionario encargado del Registro cuidará, bajo su personal responsabilidad, de que cuantos documentos se presenten lleven adheridos los reintegros que exija la Ordenanza reguladora de la Tasa local del mismo, si la hubiere, los cuales se inutilizarán estampando sobre ellos la fecha de entrada. Si el documento presentado a Registro no reuniera los datos exigidos por la legislación reguladora del procedimiento administrativo común o faltara el reintegro debido, se requerirá a quien lo hubiera firmado para que, en el plazo de diez días, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos, con apercibimiento de que, si así no lo hiciere, se archivará sin más trámite.

En relación con esta materia, hay que tener en cuenta el Real Decreto-Ley 1/1986, de 14 de marzo, de medidas urgentes administrativas, financieras, fiscales y laborales, que ha venido a simplificar los trámites administrativos en lo que a la creación y ampliación de Empresas se refiere, y a suprimir determinados reintegros.

En cuanto a la entrega y recepción, apertura y tramitación de los pliegos de proposiciones para optar a subastas o concursos y sus documentos complementarios, se sujetarán a lo dispuesto especialmente en la legislación general sobre contratación administrativa.

Por lo demás, conforme al art. 158, los escritos podrán presentarse acompañados del documento o documentos en que funden su derecho los interesados, ya sean originales, ya por testimonio o por copia del original, que cotejará el Encargado del Registro.

Toda persona que presente un documento en el Registro podrá solicitar recibo gratuito, donde conste día y hora de presentación, número de entrada y sucinta referencia del asunto.

El recibo hará prueba respecto a la fecha en que el documento ingresó en el Registro.

En lugar de recibo podrá entregarse copia sellada del documento.

Finalmente, en relación con esta problemática y con el carácter de legislación supletoria, debe tenerse en cuenta el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro, modificado por el Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos; por el Real Decreto 136/2010, de 12 de febrero, y derogado parcialmente por el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

2. CóMPutO dE PLAzOS y NOtIfICACIONES

Vienen reguladas en los arts. 192 a 197 ROFRJEL.

El art. 192,1.º, con carácter general, dispone que «Las resoluciones de los Alcaldes y de los Presidentes se extenderán a su nombre; cuando las resoluciones administrativas se dicten por delegación, se hará constar expresamente esta circunstancia y se considerarán dictadas por la Autoridad que las haya conferido».

2.1. INTRODUCCIÓN

El cómputo de los plazos, en el ámbito local, se rige por lo dispuesto en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJAP y PAC, en lo sucesivo), cuyo art. 48, como se tuvo ocasión de estudiar en otro Tema, dispone que:

1. Siempre que por Ley o normativa comunitaria europea no se exprese otra cosa, cuando los plazos se señalen por días, se entiende que éstos son hábiles, excluyéndose del cómputo los domingos y los declarados festivos.

Cuando los plazos se señalen por días naturales, se hará constar esta circunstancia en las correspondientes notificaciones.

2. Si el plazo se fija en meses o años, éstos se computarán a partir del día siguiente a aquel en que tenga lugar la notificación o publicación del acto de que se trate, o desde el siguiente a aquel en que se produzca la estimación o desestimación por silencio administrativo. Si en el mes de vencimiento no hubiera día equivalente a aquel en que comienza el cómputo, se entenderá que el plazo expira el último día del mes.

3. Cuando el último día del plazo sea inhábil, se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente.

4. Los plazos expresados en días se contarán a partir del día siguiente a aquel en que tenga lugar la notificación o publicación del acto de que se trate, o desde el siguiente a aquel en que se produzca la estimación o la desestimación por silencio administrativo.

5. Cuando un día fuese hábil en el Municipio o Comunidad Autónoma en que residiese el interesado, e inhábil en la sede del órgano administrativo, o a la inversa, se considerará inhábil en todo caso.

6. La declaración de un día como hábil o inhábil a efectos de cómputo de plazos no determina por sí sola el funcionamiento de los centros de trabajo de las Administraciones Públicas, la organización del tiempo de trabajo ni el acceso de los ciudadanos a los registros.

7. La Administración General del Estado y las Administraciones de las Comunidades Autónomas, con sujeción al calendario laboral oficial, fijarán, en su respectivo ámbito, el calendario de días inhábiles a efectos de cómputo de plazos. El calendario aprobado por las Comunidades Autónomas comprenderá los días inhábiles de las Entidades que integran la Administración Local (dos al año, que, sumados a los doce de fijación estatal y autonómica, hacen un total de catorce) correspondiente a su ámbito territorial, a las que será de aplicación.

Dicho calendario deberá publicarse antes del comienzo de cada año en el diario oficial que corresponda y en otros medios de difusión que garanticen su conocimiento por los ciudadanos.

2.2. COMUNICACIONES

En cuanto a las comunicaciones que se dirijan a las Autoridades serán firmadas por los Presidentes de las Corporaciones, y las demás que den traslado de acuerdos o resoluciones, por el responsable de la Secretaría (art. 192,2.º).

Toda comunicación u oficio habrá de llevar el sello de salida estampado por el Registro General y de ellos se unirá al expediente minuta rubricada (art. 193).

2.3. NOTIFICACIONES

Son aquellos actos administrativos instrumentales que tienden a poner en conocimiento de las personas a las que afectan un acto administrativo anterior.

Conforme al art. 194, «la notificación se practicará con arreglo a lo dispuesto en la legislación sobre procedimiento administrativo común» (es decir, habrá que estar a lo dispuesto en los arts. 58 y 59 LRJAP y PAC).

Las providencias de trámite y los actos o acuerdos que pongan término a un expediente serán notificados en los diez días siguientes al de su fecha (art. 195).

Sobre esta materia, nos remitimos a lo estudiado en otro Tema del programa y a lo que veremos sobre el régimen de los actos y acuerdos de las Corporaciones Locales.

3. EL ACCESO A LOS dOCuMENtOS y ObtENCIóN dE COPIAS EN LA AdMINIStRACIóN MuNICIPAL

3.1. LA FUNCIÓN DE REGISTRO

La función de registro comprende las siguientes figuras:

1. Recepción y asiento de entrada inicial. Respecto de todo documento que sea presentado o recibido en las oficinas que realicen las funciones de registro, deberá practicarse el correspondiente asiento en el libro de entrada, dicho asiento reflejará al menos los siguientes datos:

a) Fecha y hora de presentación.

b) Fecha y hora de registro de entrada.

c) Número de registro.

d) Naturaleza del documento y referencia a su contenido.

e) Identificación de la persona u órgano de la Administración que lo presente o envíe.

f) Identificación del órgano de la Administración a la que se dirige.

2. Validación mecánica de entrada inicial. Se imprimirá en la primera página del documento registrado y constará la identificación de la oficina administrativa que realiza las funciones de registro, el número de registro de entrada, que será correlativo en su serie respetando el orden de presentación, y la fecha y hora de registro.

Si el documento presentado va acompañado de una copia, sobre ésta se imprimirá idéntica validación mecánica de entrada inicial a la de su original, que servirá de justificante al interesado.

Si no se presenta copia y el interesado solicita recibo acreditativo de la presentación, la oficina de registro deberá expedir un recibo en el que conste el remitente, el órgano o unidad destinatario y un extracto del contenido del documento.

Cuando en el momento de la recepción del documento existiera imposibilidad material o técnica para realizar la validación mecánica de entrada inicial, se procederá a la validación Manual del original y, en su caso, de la correspondiente copia, mediante sello de presentación con fecha y hora, sin perjuicio de hacer constar tal eventualidad en el asiento de registro que con posterioridad se practique.

3. Traslado de documentos. una vez realizadas las funciones materiales de registro de entrada, la oficina remitirá sin dilación los documentos presentados a los órganos a los que preste su servicio de registro cuando fueran los competentes para su tramitación.

4. Validación mecánica de salida exterior. Los asientos que se practiquen en el libro de salida reflejarán los mismos datos que el libro de entrada, haciendo referencia a las circunstancias de la salida, e irán dirigidos al particular interesado o la Administración de destino.

5. Sellado de la documentación complementaria. Cuando el documento presentado para registrar vaya acompañado de documentación complementaria, y siempre a petición del interesado, las copias que aporte aquél deberán ser objeto de estampación por la unidad que realice la función de registro con sello identificador de la oficina, a efectos de acreditar su efectiva aportación.

3.2. LA COMPULSA DE COPIAS

En cuanto a la compulsa de copias de documentación, se entiende por copias compulsadas los duplicados de toda documentación pública o privada sobre las que el funcionario ante el que se presentan hace constar, previo cotejo, su coincidencia exacta con aquella de la que es copia.

El sello de compulsa se extenderá sobre cada una de las páginas de que consten las copias de la documentación, incluyendo anverso y, en su caso, reverso.

Dicho sello expresará la fecha en que se realiza la compulsa e identificará al funcionario que la expida.

Serán compulsadas, a solicitud del interesado, las copias de la documentación que haya sido expedida por los órganos de la Administración.

Además, se compulsará la documentación ajena, tanto pública como privada, en el momento en que vaya a incorporarse a procedimientos que se inicien o tramiten en cualquier Administración Pública.

La documentación deberá ser compulsada por el personal destinado en las oficinas que presten el servicio de registro.

3.3. DOCUMENTOS TRANSMITIDOS POR TELEFAX

Es necesario hacer una serie de precisiones sobre el registro de determinados documentos de los ciudadanos transmitidos por telefax.

Los documentos dirigidos a cualquier órgano de la Administración y de sus Organismos Autónomos que se indican a continuación podrán ser transmitidos por telefax:

a) Las solicitudes de subvenciones, ayudas o becas, salvo que, de forma excepcional y por razones de complejidad de la solicitud o de la naturaleza de la documentación a acompañar, expresamente se excluya esta posibilidad en la convocatoria.

b) Los recursos administrativos.

c) Las sugerencias o quejas, en relación con el funcionamiento de los servicios públicos.

d) Aquellos otros escritos de iniciación que permita la normativa o resolución que regule cada procedimiento específico.

La opción para utilizar la transmisión por telefax es ejercida libremente por el ciudadano.

La transmisión habrá de realizarse a aquellos números oficiales de telefax existentes en las Oficinas y Puntos de Información y Atención al Ciudadano y en aquellos órganos específicamente habilitados para el registro.

En cuanto a la forma de la transmisión, se procurará que la formulación de cada solicitud, sugerencia, queja, recurso administrativo o documento autorizado normativamente, se efectúe mediante una única transmisión o marcación telefónica, sin perjuicio de que en el contenido de dicho escrito figure uno o varios interesados.

Si con una única transmisión o marcación telefónica se pretendiese la presentación de dos o más solicitudes, de un mismo interesado o de varios, deberá indicarse en la comunicación o carátula su número.

La unidad administrativa procederá a practicar el asiento de entrada sobre el escrito o documento que se acompañe a la comunicación o carátula, teniendo por fecha y hora de presentación aquella que automáticamente se haya impreso por el aparato receptor, dándole curso a continuación, en la forma prevista en la normativa reguladora de la función de registro.

Si con una única transmisión o marcación telefónica se recibiesen varias solicitudes, sugerencias, quejas, recursos administrativos u otros documentos autorizados normativamente, de un mismo interesado o de varios, la unidad administrativa procederá a practicar un asiento de entrada por cada una de ellas, realizando las correspondientes validaciones mecánicas de entrada en la primera hoja de cada escrito o documento presentado.

Se registran también los documentos transmitidos por telefax, con plena eficacia jurídica y sin necesidad de perfeccionamiento ulterior, salvo que una disposición específica establezca lo contrario, que se dirijan entre sí los órganos y unidades de la Administración y tengan por objeto solicitar o expedir comunicaciones, convocatorias, oficios, informes, dictámenes u otros actos administrativos de naturaleza similar.

La transmisión habrá de realizarse a aquellos números oficiales de telefax existentes en las Oficinas y Puntos de Información y Atención al Ciudadano y en aquellos órganos específicamente habilitados para el registro.

3.4. RECEPCIÓN DE QUEJAS Y SUGERENCIAS

Tradicionalmente, una de las tareas que ocupaba una mayor cantidad de tiempo dentro de la función de registro era la recepción de quejas y sugerencias por parte de los ciudadanos.

Por su importancia, no sólo de cara a la imagen de la administración sino para lograr una mayor eficacia y celeridad en la prestación de los servicios de atención al público, se organizó un sistema paralelo para la recepción y registro de estos documentos.

De esta forma, se produjo la creación de los Libros de Sugerencias y Quejas, que tienen como finalidad dejar constancia de las sugerencias y quejas que los ciudadanos formulen en relación con el funcionamiento de los servicios públicos y los órganos y unidades de la Administración.

Las sugerencias deberán tener por objeto la mejora de la calidad de los servicios públicos, el incremento de la eficiencia de los elementos personales y materiales de la Administración o el ahorro del gasto público, la simplificación o supresión de trámites que sean innecesarios, o cualquier otra medida que suponga un mayor grado de satisfacción de las necesidades sociales de interés público.

El objeto de las quejas será poner de manifiesto los retrasos, desatenciones o cualquier otra anomalía que se observen en los órganos y unidades administrativas, o en el funcionamiento de los servicios públicos.

Las quejas formuladas no tendrán en ningún caso la calificación de recurso administrativo, ni su interposición paralizará los plazos establecidos en la normativa vigente, ni condiciona, en modo alguno, el ejercicio de las restantes acciones o derechos que, de conformidad con la normativa reguladora de cada procedimiento, puedan ejercer los interesados.

El Libro se ubicará en aquellos órganos y unidades administrativas en que, por su relación con el ciudadano, se considere necesario, y, en todo caso, en las unidades de información y atención al ciudadano.

Su existencia se señalizará de forma visible y su situación será la más accesible para hacer posible su localización y uso por los ciudadanos.

La Administración llevará el control de las sugerencias y quejas que afecten a los órganos, unidades administrativas y empleados públicos, tanto de servicios centrales como periféricos.

Las sugerencias y quejas podrán ser formuladas a través de medios electrónicos, informáticos y telemáticos, de acuerdo con lo que se determine en la normativa de desarrollo de los Libros de Sugerencias y Quejas.

Las sugerencias y quejas podrán ser formuladas tanto por personas físicas como jurídicas, individual o colectivamente.

Las sugerencias podrán ser anónimas, mientras que en las quejas deberá quedar constancia de la identidad de la persona que las formula, indicándose nombre y apellidos, y su domicilio o dirección de correo electrónico, a efectos de comunicaciones.

El titular del órgano o unidad receptora dará traslado inmediato del original de la hoja correspondiente, o del texto íntegro de las sugerencias y quejas presentadas a través del Buzón Virtual de Sugerencias y Quejas, al órgano de la Administración con competencias en la materia a la que se refiera la sugerencia o queja.

El órgano con competencias en la materia a que se refiera la sugerencia, previas las aclaraciones que estime oportuno recabar de la unidad afectada y del interesado, contestará al promotor de la misma, si éste hubiera dejado constancia de su identidad y domicilio, agradeciendo la presentación, señalando su posicionamiento y, en su caso, indicando las actuaciones existentes o que se prevea realizar en el sector de actividad a que se refiera.

La contestación se realizará en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la sugerencia por el órgano de la Administración con competencias en la materia.

Terminada la tramitación se remitirá copia de la sugerencia y de la contestación al interesado, al titular del órgano administrativo, o a sus equivalentes de la Administración Institucional.

El órgano al que corresponde conocer de la queja podrá no admitir a trámite aquellas en las que se advierta falta de fundamento o inexistencia de pretensión, debiendo comunicarse tal acuerdo al interesado.

Admitida a trámite la queja, el órgano competente podrá requerir al interesado para que, en el plazo que se señale, aclare o subsane la misma, con indicación de que si así no lo hiciera se archivará sin más trámite.

Si la queja afecta a la conducta del personal al servicio de la Administración en el cumplimiento de sus funciones, el órgano competente dará traslado de la misma al afectado y al jefe de la unidad de la que dependa o, en su caso, al inmediato superior jerárquico, para que en el plazo de cinco días expongan los hechos y circunstancias concurrentes, tiempo durante el que quedará interrumpido el plazo de contestación.

El órgano competente contestará la queja en el plazo de quince días desde su recepción.

En la contestación al interesado se indicarán las actuaciones realizadas, y, en su caso, las medidas adoptadas o que se vayan a realizar.

La contestación a las quejas no será susceptible de ningún tipo de recurso.

Concluida la tramitación, se dará traslado de la queja y de la contestación al interesado al titular del órgano directivo, o a sus equivalentes en la Administración Institucional.

En el supuesto de que, transcurrido el plazo establecido, el ciudadano no haya recibido comunicación alguna, podrá dirigirse a la Inspección de Servicios, que llevará a cabo las actuaciones necesarias tendentes a conocer los motivos que hubieran originado la falta de contestación e instando, en su caso, a que ésta se produzca.

3.5. ACCESO ELECTRÓNICO DE LOS CIUDADANOS

Otra de las normas recientes que inciden en la labor de registro es la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (desarrollada parcialmente por el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre), cuyos fines son:

1. Facilitar el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes por medios electrónicos.

2. Facilitar el acceso por medios electrónicos de los ciudadanos a la información y al procedimiento administrativo, con especial atención a la eliminación de las barreras que limiten dicho acceso.

3. Crear las condiciones de confianza en el uso de los medios electrónicos, estableciendo las medidas necesarias para la preservación de la integridad de los derechos fundamentales, y en especial los relacionados con la intimidad y la protección de datos de carácter personal, por medio de la garantía de la seguridad de los sistemas, los datos, las comunicaciones, y los servicios electrónicos.

4. Promover la proximidad con el ciudadano y la transparencia administrativa, así como la mejora continuada en la consecución del interés general.

5. Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las Administraciones Públicas, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de la información, con las debidas garantías legales en la realización de sus funciones.

6. Simplificar los procedimientos administrativos y proporcionar oportunidades de participación y mayor transparencia, con las debidas garantías legales.

7. Contribuir al desarrollo de la sociedad de la información en el ámbito de las Administraciones Públicas y en la sociedad en general.

Las Administraciones Públicas podrán utilizar los siguientes sistemas para su identificación electrónica y para la autenticación de los documentos electrónicos que produzcan:

a) Sistemas de firma electrónica basados en la utilización de certificados de dispositivo seguro o medio equivalente que permita identificar la sede electrónica y el establecimiento con ella de comunicaciones seguras.

b) Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.

c) Firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas.

d) Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación, conforme a lo específicamente acordado entre las partes.

3.6. REGISTROS ELECTRÓNICOS

Las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. Los registros electrónicos podrán admitir:

a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos.

b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinto de los mencionados anteriormente dirigidos a cualquier órgano o entidad del ámbito de la administración titular del registro.

En cada Administración Pública existirá, al menos, un sistema de registros electrónicos suficiente para recibir todo tipo de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a dicha Administración Pública.

Las Administraciones Públicas podrán, mediante convenios de colaboración, habilitar a sus respectivos registros para la recepción de las solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otra Administración que se determinen en el correspondiente convenio.

En el ámbito de la Administración General del Estado se automatizarán las oficinas de registro físicas a las que se refiere el artículo 38 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, a fin de garantizar la interconexión de todas sus oficinas y posibilitar el acceso por medios electrónicos a los asientos registrales y a las copias electrónicas de los documentos presentados.

Las disposiciones de creación de registros electrónicos se publicarán en el Diario Oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro.

En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles.

En la sede electrónica de acceso al registro figurará la relación actualizada de las solicitudes, escritos y comunicaciones que pueden presentarse en el mismo así como, en su caso, la posibilidad de presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a los que se refiere la Ley.

Los registros electrónicos emitirán automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro.

Podrán aportarse documentos que acompañen a la correspondiente solicitud, escrito o comunicación, siempre que cumplan los estándares de formato y requisitos de seguridad que se determinen en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad.

Los registros electrónicos generarán recibos acreditativos de la entrega de estos documentos que garanticen la integridad y el no repudio de los documentos aportados.

Los registros electrónicos se regirán, a efectos de cómputo de los plazos imputables tanto a los interesados como a las Administraciones Públicas, por la fecha y hora oficiales de la sede electrónica de acceso, que deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar visible.

Los registros electrónicos permitirán la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas.

A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles o naturales, y en lo que se refiere a cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil.

El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir los órganos administrativos y entidades de derecho público vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el propio registro o, en su caso, por la fecha y hora de entrada en el registro del destinatario.

En todo caso, la fecha efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el escrito, solicitud o comunicación.

Cada sede electrónica en la que esté disponible un registro electrónico determinará, atendiendo al ámbito territorial en el que ejerce sus competencias el titular de aquella, los días que se considerarán inhábiles a los efectos anteriores.

En todo caso, no será de aplicación a los registros electrónicos lo dispuesto en el artículo 48.5 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

4. EL REGIStRO GENERAL dE ENtRAdA dEL AyuNtAMIENtO dE GIJóN. REGIStRO GENERAL y REGIStRO AuXILIARES. dESGLOSE dE dOCuMENtOS

4.1. REGISTRO GENERAL Y REGISTROS AUXILIARES

4.1.1. Régimen jurídico

Como hemos visto, el art. 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común dispone que los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.

Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.

Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o salida. Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.

Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático.

El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.

Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo.

Cada Administración pública establecerá los días y el horario en que deban permanecer abiertos sus registros, garantizando el derecho de los ciudadanos a la presentación de documentos previsto en el artículo 35.

Podrán hacerse efectivas además de por otros medios, mediante giro postal o telegráfico, o mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente, cualesquiera tributos que haya que satisfacer en el momento de la presentación de solicitudes y escritos a las Administraciones públicas.

Las Administraciones públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de acceso y comunicación, así como los horarios de funcionamiento.

4.1.2. Registros comunes, obtención de copias y desglose de documentos

Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones públicas podrán presentarse:

a) En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.

b) En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, a la de cualquier Administración de las Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos Insulares, a los Ayuntamientos de los Municipios de Gran Población o a la del resto de las entidades que integran la Administración Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio.

c) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

d) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Mediante convenios de colaboración suscritos entre las Administraciones públicas se establecerán sistemas de intercomunicación y coordinación de registros que garanticen su compatibilidad informática, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de las solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos que se presenten en cualquiera de los registros.

Para la eficacia de los derechos reconocidos en el artículo 35.c) de esta Ley (los ciudadanos tienen derecho a obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de estos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento) a los ciudadanos, estos podrán acompañar una copia de los documentos que presenten junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones.

Dicha copia, previo cotejo con el original por cualquiera de los registros a que se refieren los puntos a) y b) del apartado anterior, será remitida al órgano destinatario devolviéndose el original al ciudadano. Cuando el original deba obrar en el procedimiento, se entregará al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por los registros mencionados y previa comprobación de su identidad con el original.

4.1.3. Documentos electrónicos

Los documentos administrativos en soporte electrónico producen los mismos efectos que los expedidos en soporte papel siempre que incorporen una o varias firmas.

El Código de Verificación Electrónica consiste en un conjunto de caracteres que identifican de forma única cualquiera de los documentos electrónicos que se generen en el Ayuntamiento de Gijón. Este código se encuentra impreso en cada uno de los documentos.

Cualquier copia realizada en papel de los originales electrónicos tendrá consideración de copia auténtica si incluye el Código de Verificación Electrónica. Permite contrastar la autenticidad de cualquier documento administrativo municipal firmado electrónicamente e impreso en papel mediante el cotejo con el documento electrónico original.

El contenido de los documentos electrónicos se podrá imprimir en soporte papel y la firma manuscrita será sustituida por un código de verificación generado electrónicamente, que permite comprobar su autenticidad accediendo al servicio disponible en la de esta sede electrónica o, directamente, a través de la validación del documento electrónico.

Para obtener el documento original, firmado electrónicamente, sólo se necesita introducir el Código Electrónico de Verificación y el NIF o CIF de la persona interesada.

4.2. EL REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DEL AYUNTAMIENTO DE GIJÓN

4.2.1. Concepto

El procedimiento tramitado a través del Registro General de Entrada consiste en la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la Administración Municipal.

Mediante este servicio se reciben solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos al Ayuntamiento, Empresas Municipales y Organismos Autónomos dependientes, expidiendo los recibos justificativos de presentación.

Se digitaliza la documentación aportada (en el caso de digitalización en línea los originales en soporte papel se devuelven junto con el justificante). Una vez incorporada la documentación digitalizada, la anotación es derivada a las unidades tramitadoras destinatarias de la solicitud por medios electrónicos.

Se debe presentar el formulario de propósito general junto con la documentación requerida en el procedimiento objeto de la solicitud a través:

a) De la Oficina Virtual. La Ordenanza Municipal de Administración Electrónica preceptúa que la Oficina Virtual es parte integrante de la Sede Electrónica y el canal de acceso a los servicios electrónicos del Ayuntamiento de Gijón.

b) En los Cajeros Ciudadanos equipados con buzón de documentos.

El año 2004 el Ayuntamiento puso en marcha el Plan Gijón @cerca, en el que agrupaba un conjunto de actuaciones encaminadas a impulsar el uso de la administración electrónica y cuyo objetivo era el de mejorar la calidad y aproximar los servicios municipales al ciudadano.

Desde el Ayuntamiento se buscan canales alternativos para la prestación de los servicios, a través de los cuales los ciudadanos pudieran beneficiarse de las nuevas tecnologías; sin limitación de horarios, sin grandes desplazamientos y sin colas y que acercasen la tecnología a los ciudadanos mediante el uso de dispositivos informáticos.

un instrumento importante para conseguir los fines propuestos por Gijón @cerca, y que tuvo un gran éxito de utilización por parte de los ciudadanos, fue la implantación de una red de cajeros automáticos, que en la actualidad cuenta con 20 unidades, distribuidos por la ciudad de forma que más del 90% de la población, cuenta con un cajero a menos de 1.000 metros de su domicilio.

Los cajeros ciudadanos permiten a la ciudadanía obtener servicios municipales, en forma de autoservicio, permitiendo ampliar los horarios de atención y la proximidad.

c) En las Oficinas de Atención al Ciudadano.

4.2.2. El Registro electrónico del Ayuntamiento de Gijón

La normativa aplicable al Registro Electrónico del Ayuntamiento de Gijón es la siguiente:

– Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

– Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

– Ordenanza Municipal de Administración Electrónica, aprobada por el Ayuntamiento en Pleno de 12 de febrero de 2010.

– Resolución de la Alcaldía, de 3 de marzo de 2010, por la que se determina el procedimiento para el tratamiento y tramitación de escritos y solicitudes presentados en el Registro Electrónico.

El Registro Electrónico sirve para presentar solicitudes, escritos o comunicaciones relativos a los procedimientos y asuntos que sean competencia municipal. Su uso es de carácter voluntario.

Además de presentar la solicitud normalizada se pueden aportar documentos que la acompañen, adjuntando al formulario electrónico los documentos en formato electrónico con la extensión .pdf.

El Registro electrónico está operativo las 24 horas del día, durante todos los días del año, excepto las interrupciones que sean necesarias por razones técnicas.

Para utilizar el Registro Electrónico se precisa acreditar la identidad de la persona física o jurídica que realiza la solicitud y es necesario darse de alta como usuario de la Oficina Virtual y, aceptando, en el primer acceso, sus términos de uso.

La identidad se acredita con la Tarjeta Ciudadana del Ayuntamiento, tanto para personas físicas como jurídicas, o del DNI electrónico. Igualmente, existen una serie de servicios electrónicos que permiten su utilización sin la acreditación de la identidad.

El Registro Electrónico de recepción de documentos emite automáticamente un justificante de la recepción de la solicitud presentada, al que se puede acceder, consultar e imprimir desde la Oficina Virtual municipal, autenticando los datos de registro que se le asignen (número de anotación, descripción del asunto, documentos presentados, día y hora de la presentación).

Cuando por razones técnicas se prevea que el registro no puede estar operativo, se informará de ello a los usuarios con la máxima antelación posible y mientras dure esta situación. Esta información se hará pública en la sede electrónica.

La Administración Municipal eliminará aquellos documentos o solicitudes que supongan un riesgo para la seguridad del sistema. En ese caso, no se tendrá por presentado el documento o solicitud comunicándose a la persona interesada la eliminación del mismo.

A los efectos de cómputo de plazo fijado en días hábiles o naturales, y en lo que se refiere a cumplimiento de plazos por los interesados, se actuará en el siguiente sentido:

– La fecha y hora de referencia serán los vigentes en el momento de la recepción o salida de la correspondiente solicitud, escrito o comunicación, en o desde el sistema de información que dé soporte al Registro Electrónico.

– La entrada de solicitudes, escritos y o/comunicaciones recibidas en días inhábiles se entenderán efectuadas en la primera hora del primer día hábil siguiente. A estos efectos, constará en el asiento de entrada correspondiente la fecha y hora en que efectivamente se ha recibido la solicitud, escrito o comunicación presentada pero se indicará en el mensaje de confirmación las cero horas y un minuto del siguiente día hábil.

– Se podrá dar salida, a través del Registro Electrónico, a escritos o comunicaciones resultantes de actuaciones administrativas automatizadas en día inhábil.

– Se consideran días inhábiles, a efectos del Registro Electrónico de la Administración Municipal, los establecidos como días festivos en el calendario oficial de fiestas laborales de la Comunidad Autónoma del Principado de Asturias y de fiestas locales de este Municipio. Este calendario está publicado en la sede electrónica.

4.2.3. La Resolución por la que se regula el procedimiento para el tratamiento y tramitación de los escritos y solicitudes presentados en el Registro Electrónico

Antecedentes

Primero. La Ley 11/2007, de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, establece que las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. Igualmente, dispone que en cada Administración Pública existirá, al menos, un sistema de registro electrónico suficiente para recibir todo tipo de solicitudes y comunicaciones dirigidas a dicha Administración Pública.

Segundo. En cumplimiento de estas previsiones legales, se ha tramitado la Ordenanza de Administración Electrónica, aprobada definitivamente por el Ayuntamiento Pleno en sesión de 12 de febrero de 2010, Ordenanza que, en su art. 22, crea expresamente el Registro Electrónico del Ayuntamiento y regula su funcionamiento.

Tercero. En la Ordenanza indicada se establece que en el Registro Electrónico Municipal se podrán presentar solicitudes, escritos o comunicaciones relativos a los procedimientos y asuntos que sean competencia municipal, posibilitando que se aporten documentos que acompañen a las mismas, regulándose en la propia Ordenanza tanto el cómputo de plazos como el régimen de funcionamiento del Registro Electrónico, si bien se precisa aprobar el procedimiento para el tratamiento y tramitación de los escritos y solicitudes que en dicho registro se presenten.

Fundamentos de derecho

Primero. El art. 24 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos preceptúa que las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos, estableciendo en su art. 25 los requisitos para su creación y funcionamiento.

Segundo. La Ordenanza Municipal de Administración Electrónica, aprobada definitivamente por el Ayuntamiento Pleno en sesión de 12 de febrero de 2010, es la disposición de creación del Registro Electrónico Municipal, disposición que, en su art. 22, establece el régimen de funcionamiento y el cómputo de plazos y faculta a la Alcaldía para aprobar el procedimiento para el adecuado tratamiento y tramitación de los escritos y solicitudes presentados en el registro electrónico y la apertura de nuevos canales que permitan la utilización del registro electrónico en los términos regulados en dicha ordenanza.

Tercero. Corresponde a la Alcaldía las funciones para dictar bandos, decretos e instrucciones en virtud de lo dispuesto en el art. 124.4 g) de la Ley 7/85, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local según redacción dada por la Ley 57/2003, de 16 de diciembre, de Medidas para la Modernización del Gobierno Local.

Visto el expediente de razón, la Alcaldía,

RESuELVE

Primero. Aprobar el procedimiento para el adecuado tratamiento y tramitación de los escritos y solicitudes presentados en el Registro Electrónico Municipal, procedimiento que se detalla como anexo a la presente propuesta de resolución.

Segundo. Ordenar la publicación de la Resolución y el anexo que la acompaña en el Boletín Oficial del Principado de Asturias y en la Sede Electrónica Municipal.

Lo resolvió la Alcaldía en el día de la fecha, de lo que yo, Secretaria General de este Ayuntamiento, doy fe.

Gijón/Xixón, a 3 de marzo de 2010. La Alcaldesa. La Secretaria General. 8.886.

ANEXO A LA RESOLUCIÓN DE LA ALCALDÍA PARA LA DETERMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO Y TRAMITACIÓN DE LOS ESCRITOS Y SOLICITUDES PRESENTADOS EN EL REGISTRO ELECTRÓNICO

En cumplimiento del art. 22.1, apartado g) de dicha Ordenanza, corresponde a la Alcaldía la aprobación del procedimiento para el adecuado tratamiento y tramitación de los escritos y solicitudes presentados en el registro electrónico, procedimiento que se concreta a continuación.

Primero. Régimen de responsabilidad, tratamiento y tramitación:

La gestión tecnológica del registro electrónico corresponderá a la Dirección del área de Organización, Recursos Humanos y Sistemas de Información que la ejercerá a través del Servicio de Sistemas de Información.

La Secretaría General será responsable de coordinar y supervisar los aspectos sobre el funcionamiento general del registro electrónico y del seguimiento de las actuaciones a realizar por el encargado de gestión.

El encargado de la gestión y tratamiento de las solicitudes, escritos, documentos y comunicaciones presentados a través del registro electrónico será el Servicio de Relaciones Ciudadanas quien velará por el traslado y derivación por medios electrónicos de la anotación electrónica practicada, a los órganos competentes para tramitar o resolver el procedimiento de que se trate, y por la comunicación al interesado de la inadmisión de aquellos escritos o solicitudes que, en su caso, proceda.

Asimismo, los órganos y unidades orgánicas destinatarios de los asientos registrales serán responsables de acceder a su contenido y de tramitar y resolver los escritos, documentos y solicitudes presentados a través del registro electrónico que se remitan desde el Servicio de Relaciones Ciudadanas.

Corresponde a la Secretaría General la adecuación y propuesta de modificaciones en los formularios electrónicos normalizados que resulten precisos para la presentación de escritos a los que se refiere el art. 22.1 de la Ordenanza Municipal de Administración Electrónica, que deberán ser aprobados por Resolución de la Alcaldía y publicados en el Boletín oficial del Principado de Asturias y en la sede electrónica municipal.

Segundo. Formularios y documentos admisibles:

El registro electrónico contará con un formulario electrónico de propósito general a utilizar para la presentación de escritos, solicitudes, recursos y la aportación documentación.

Este formulario permite aportar documentación complementaria en formato electrónico incluyendo copias digitalizadas conforme al art. 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

Para facilitar la aportación de la información necesaria para la tramitación de cada procedimiento, en la sede electrónica se irán publicando los modelos normalizados en formato PDF que se deberán incorporar al formulario electrónico de propósito general como documentación electrónica complementaria en función de la materia objeto de solicitud.

Por razones técnicas y operativas, la extensión máxima de los documentos que se incorporen al formulario electrónico de propósito general a presentar en una sola sesión se limita a 20 MB, si bien podrá ser ampliado en función de la capacidad de procesamiento y archivo electrónico.

La aportación de documentación complementaria que se realice en el registro electrónico a través del formulario electrónico de propósito general, o de aquellos formularios específicos para cada servicio que se aprueben al efecto, en un momento posterior, ya sea por las razones técnicas aludidas en el párrafo anterior o de otra índole, se llevará a cabo mediante una nueva presentación que incluirá la referencia al número o código de registro individualizado que dio lugar a su iniciación al objeto de facilitar su identificación.

La presentación de solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidos a órganos de entidades dependientes de otras Administraciones Públicas se tendrá por no realizada. En tal caso, por el Servicio de Relaciones Ciudadanas, se comunicará posteriormente al interesado tal circunstancia por medios electrónicos y en caso de disponer de la información oportuna, se informará sobre el sitio electrónico donde puede encontrar la referencia de los registros y lugares habilitados para su presentación.

Tercero. Creación, normas de funcionamiento y cómputo de plazos del registro electrónico:

El art. 22 de la Ordenanza Municipal de Administración Electrónica, de conformidad con los arts. 24.1 y 25 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, crea el registro electrónico y regula el cómputo de plazos y el régimen de funcionamiento del mismo.

El registro electrónico municipal forma parte de los servicios electrónicos incorporados en la oficina virtual municipal regulada en el art. 21 de la Ordenanza de Administración Electrónica y que es parte integrante de la sede electrónica municipal. El acceso y utilización se encuentra regulado en el art. 21.2 de dicha Ordenanza.

Al registro electrónico municipal se accede desde la oficina virtual municipal y desde los cajeros ciudadanos instalados en los centros municipales integrados de El Llano, La Arena y el Edificio Administrativo Antiguo Hogar Materno Infantil y en aquellos otros que en un futuro así se determine por Resolución de la Alcaldía de acuerdo con el art. 21.3 de la Ordenanza Municipal de Administración Electrónica.

Cuarto. Protección de datos y responsabilidad:

En aplicación del artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, se informa que los datos de carácter personal que se faciliten en el registro electrónico municipal quedarán registrados en el fichero de titularidad del Ayuntamiento de Gijón denominado expedientes administrativos comunes, cuya finalidad es la gestión y registro de toda la información sobre los expedientes administrativos tramitados, inscrito en el Registro General de Protección de Datos de la Agencia Española de Protección de Datos (http://www.agpd.es). El órgano responsable del fichero es la Dirección General de Servicios del Ayuntamiento de Gijón y la dirección donde el/la interesado/a podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, ante el Servicio de Relaciones Ciudadanas, es calle Cabrales, n.º 2, 33201-Gijón (Asturias).

Los usuarios del registro electrónico asumen con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia, de los mecanismos necesarios para su autenticación en el acceso a los servicios prestados mediante administración electrónica, el establecimiento de la conexión precisa y la utilización de los medios de identificación, de acuerdo con el art. 19 de la Ordenanza Municipal de Administración Electrónica, así como de las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de los mismos. Igualmente, serán responsabilidad del usuario la adecuada custodia y manejo de los ficheros que le sean devueltos por el Registro Electrónico Municipal como acuse de recibo.

Los departamentos y organismos municipales destinatarios de los escritos presentados en el Registro Electrónico Municipal velaran por la adecuada custodia y manejo de los correspondientes ficheros.

5. LOS dOCuMENtOS dE ARChIvO y SuS CARACtERíStICAS. ORGANIzACIóN dE ARChIvOS: CLASIfICACIóN, ORdENACIóN y dESCRIPCIóN. EL ARChIvO dE GEStIóN: CONCEPtO, fuNCIONES y ORGANIzACIóN

5.1. REGISTRO DE DOCUMENTOS

Se entiende por documento en papel toda declaración de voluntad, conocimiento o deseo de persona física o jurídica, o escrito o comunicación oficial de un órgano o unidad administrativa, manifestada por escrito en tal soporte material, y dirigida a cualquier órgano de las Administraciones Públicas.

En función del grado de desarrollo de los medios técnicos de que disponga la Administración, por lo que se refiere al concepto de documento transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, se entenderá toda declaración de voluntad, conocimiento o deseo de persona física o jurídica, o escrito o comunicación oficial de un órgano o unidad administrativa, manifestada a través de cualquier soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad, conservación y, en su caso, la recepción, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos previstos en la normativa específica.

Antes de abordar la función de registro, haremos una pequeña referencia a cuáles son los documentos que se pueden registrar y cuáles no serán objeto de registro:

1. Deberán ser registrados todos los documentos que sean recibidos en las oficinas que realicen las funciones de registro.

Aquellos documentos que deban ser objeto de registro y vayan dirigidos personalmente a los empleados públicos o deban ser recepcionados por éstos, se presentarán para su registro formal el mismo día de recepción.

2. No serán objeto de registro:

– La documentación complementaria que se acompañe al documento que es objeto de registro.

– Los documentos de naturaleza publicitaria, comercial, informativa y análoga.

– Aquellos que carezcan absolutamente de los requisitos mínimos legalmente establecidos.

– Los escritos administrativos o comunicaciones oficiales que se transmitan entre órganos y unidades administrativas a las que preste su servicio un mismo registro.

Cuando se deniegue el registro de un documento, y a solicitud del interesado, la oficina donde se pretenda realizar el registro, emitirá inexcusablemente una diligencia haciendo constar el motivo, el peticionario, la naturaleza del documento, y la fecha y hora de presentación, que será entregada al mismo quedando copia en la unidad.

La función de registro se llevará por medios informáticos, debiendo estar las unidades que la realicen interconectadas entre sí, constituyendo el Sistema de Registro Único de la Administración.

Esta función se practicará a través de un libro de entrada y un libro de salida de documentos.

Los registros han de cerrar cada día y los asientos han de quedar ordenados cronológicamente según el orden de presentación o salida de los documentos.

En cuanto a los lugares donde se pueden presentar documentos en soporte papel, podemos citar los siguientes:

– En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.

– En los registros de los órganos administrativos de las Comunidades Autónomas.

– En los registros de los Organismos Autónomos de ellas dependientes.

– En los registros de los órganos de la Administración General del Estado.

– En los registros de las Corporaciones Locales que hayan suscrito el correspondiente Convenio para actuar como registro concertado.

– En las oficinas de correos, de acuerdo con su normativa específica.

– En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero, conforme a su normativa.

5.2. EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

El documento de archivo tiene ciertas peculiaridades que lo diferencian del concepto de documento en general. Como se ha visto anteriormente, se puede definir el documento (desde un punto de vista genérico) como cualquier información fijada sobre un soporte.

El hecho de estar fijada en un soporte da a la información la posibilidad de ser utilizada con posterioridad a su primera transmisión, funcionando a modo de testimonio de un hecho determinado, es decir, documentando ese hecho.

Si tenemos en cuenta que los documentos propios de un archivo surgen de las actividades encaminadas a administrar cualquier institución pública o privada e incluso de sujetos individuales, se puede decir que la razón de su existencia no sólo consiste en servir de soporte para la información que transmite, sino, sobre todo, se utiliza como testimonio y prueba de la actividad llevada a cabo. Es decir, un documento de archivo responde a la puesta por escrito de los actos administrativos que sus productores realizan de acuerdo con distintos procedimientos aplicados, y supone el testimonio material de esos actos.

Según el Diccionario de Terminología Archivística (realizado por la Dirección de Archivos Estatales), “un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal”. El documento de archivo tiene unas características de tipo formal y material que lo diferencian del concepto general de documento:

– La génesis u origen de los documentos de archivo: se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a él. Es decir, el documento de archivo nace dentro del proceso natural de las actividades llevadas a cabo por personas físicas o jurídicas, son por lo tanto el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor. La finalidad de su origen es servir como prueba testimonial y material de la actividad encomendada, por ello el conjunto de documentos de un archivo refleja siempre el contexto en el que se desarrollaron las actividades encaminadas a administrar las funciones de los diferentes órganos productores.

– El carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencia, actas...). Como son reflejo de las actividades llevadas a cabo por diferentes órganos productores y éstas se prolongan a lo largo del tiempo, la documentación de un archivo está constituida por series, de las cuales, cada una responde a la función específica realizada por un determinado sujeto productor. Por otra parte, a los documentos de un archivo no se les puede considerar como piezas aisladas o documentos sueltos (como ocurre con los libros), ya que su existencia viene determinada por pertenecer a un conjunto documental (= la unidad archivística o expediente), que responde a la materialización de una actividad concreta.

– La exclusividad: cada documento de archivo, aunque responde a la actividad concreta de un sujeto productor, se refiere a un asunto o persona diferente. La información de cada uno nunca es idéntica a otro, es decir, es exclusiva.

– Su unicidad o condición de originales: otra de las características del documento de archivo es que son ejemplares únicos y originales a diferencia de los ejemplares múltiples (editados o reprografiados). Al ser creados como soporte material del acto administrativo llevado a cabo por un órgano como prueba o testimonio fehaciente del mismo, contienen los elementos de validación necesarios mediante la incorporación de signos y marcas (firma o rúbrica de su autor, sellos, registros, etc.). Su condición de únicos viene definida además por la reunión de tres aspectos:

a) Su integridad: debe estar íntegro o completo, no le debe faltar ninguna de sus partes tanto las que se refieren a sus caracteres externos (soporte, formato, etc.) como internos (autor, fecha, asunto).

b) Su autenticidad: significa constancia fehaciente de la autoría del acto (lo cual es distinto de la veracidad, es decir, que sea cierto, porque puede ser falso aunque sea auténtico).

c) Su ingenuidad o forma: el documento único puede tener la condición de borrador, copia u original, pero nunca será un ejemplar múltiple (fotocopias, ediciones, etc.).

Todo documento de archivo, con vigencia jurídica o sin ella, con valor histórico o sin él, es un documento administrativo. Esta concepción engloba los documentos emanados por cualquier organización, de carácter público o privado. El concepto de “documento administrativo” puede tomarse en un sentido más restringido, referido sólo a los documentos actuales de la Administración Pública.

5.3. CONCEPTO DE ARCHIVO

La Real Academia de la Lengua define esta palabra como el conjunto de documentos archivados, al mueble o muebles que los contienen y a la habitación o edificio utilizado con tal objeto. Desde el punto de vista administrativo se entiende por archivo el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por cualquier entidad pública o privada, persona física o jurídica y conservados como garantía de derechos, como fuente de información para la gestión administrativa y la investigación, o con cualquier otro fin. Asimismo, se entiende por archivo aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar, comunicar y difundir, por medio de técnicas apropiadas, dichos conjuntos de documentos para el cumplimiento de los fines antes enumerados.

A) Con relación a la primera acepción

Se puede decir que archivo es un conjunto de documentos que se guardan con objeto de conservarlos debidamente ordenados de acuerdo con un criterio preestablecido de forma que cada uno ocupe un lugar determinado.

Las normas de clasificación que permiten ordenar un archivo deben cumplir estos requisitos:

a) Sencillez. Deben de ser fáciles de recordar no sólo por los encargados del archivo, sino por todos los empleados de la entidad, para facilitar a cualquiera de ellos la búsqueda de un documento.

b) Rapidez de localización. Cada documento debe ocupar un lugar determinado dentro del archivo, permitiendo al personal que lo busca ir directamente al lugar donde se encuentra.

c) Economía. La clasificación debe evitar la existencia de material inútil, así como, de espacios vacíos, pues esto conlleva un derroche innecesario.

En resumen, diremos que un archivo cumplirá su función si es eficaz, es decir, si el documento buscado puede ser encontrado con rapidez y facilidad.

B) La segunda acepción

Nos lleva a definir brevemente los distintos componentes que forman un archivo y que son:

– Las carpetas. Son cartulinas dobladas por la mitad de forma que en ellas puedan conservarse documentos, poseyendo en su parte superior unos salientes denominados pestañas en los que se indicará el nombre o número que le corresponde a cada carpeta.

Existen diferentes tipos de carpetas: las individuales, las de grupos que poseen varios apartados para diferenciar los documentos y las de suspensión, que en sus extremos poseen unos enganches con los que se pueden suspender de unas guías existentes en los muebles que las contienen.

– Las guías. Se da este nombre a una cartulina gruesa que posee una pestaña y que se utiliza para separar los distintos grupos o subgrupos realizados de acuerdo con el sistema de clasificación.

– Guías-falta. Son como las anteriores pero en las pestañas llevan impresas de forma visible la palabra «falta», utilizándose para situarla en el lugar de una carpeta que ha sido retirada. Poseen un rayado para anotar los documentos o carpetas retirados, así como la persona y la fecha en que se hizo, con el fin de que éstos no se extravíen o pierdan.

– Fichas. Son unas cartulinas de forma rectangular y de un tamaño variable, dependiendo de su uso, en las que se hacen anotaciones para ayudar a la búsqueda de un documento en el archivo.

– Ficheros. Son los muebles utilizados para contener fichas y que van provistos de unos dispositivos denominados compresores que evitan que éstas se dispersen.

– Bucks. Son archivadores anexos a la mesa de trabajo, preparados para la instalación de carpetas o colgantes.

– Archivadores tipo Z. Son unas cajas de cartón fuerte o plastificado que van provistos de unas anillas para sujetar los documentos.

Están también los muebles pero de éstos no hablaremos, pues existen diferentes tipos dependiendo de las necesidades de cada entidad.

C) Con respecto a la tercera acepción

Conjunto de habitaciones o edificios, se hablará después en las clases de archivos, pues dan lugar a una de sus clasificaciones.

5.4. FUNCIONES DEL ARCHIVO

Las principales funciones y actividades desarrolladas por los Archivos se pueden condensar en tres palabras fundamentales, de contenido muy amplio, referidas lógicamente a los documentos como elementos componentes de los archivos:

1. Recibir.

2. Conservar.

3. Servir.

5.4.1. Entrada en archivo

La primera de las funciones –Recibir– consiste en la recepción, en las instalaciones del Archivo, de la documentación tramitada y recibida por la institución u organismo titular del Archivo (p. ej. un Ministerio, un Ayuntamiento, una empresa privada...). Las distintas oficinas o dependencias productoras o receptoras de la documentación deberán remitir para su custodia al Archivo aquellos documentos cuya tramitación esté totalmente finalizada; a esta operación se la denomina Transferencia.

Las dependencias que transfieren documentación al Archivo deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

– Sólo se remitirá al Archivo los documentos, libros y expedientes cuya tramitación esté concluida, es decir cuando ya hayan cumplido la edad administrativa.

– Antes de la transferencia, se deberán eliminar todos los elementos innecesarios, especialmente los duplicados y las fotocopias inútiles.

– Salvo excepciones justificadas, sólo se incluirán documentos en forma de originales.

– La documentación será transferida en buen estado de conservación y ordenada correctamente.

Toda transferencia irá acompañada de las correspondientes Hojas de Remisión de Fondos o relaciones de entrega, que serán firmadas tanto por el responsable de la dependencia que envía la documentación como por el archivero, tras la comprobación y cotejo de su contenido. Las Hojas de Remisión, que deberán enviarse por triplicado, contendrán al menos los siguientes datos: fecha, número de orden, descripción de cada uno de los documentos y vigencia administrativa, más la referencia para su localización (signatura), dato este último proporcionado por el Archivo.

Las transferencias pueden ser de dos tipos:

a) Ordinaria o Directa: es la realizada normalmente en archivos, como el acto final de todo el procedimiento administrativo, consistente en la recepción de la documentación de tramitación concluida procedente de las diferentes dependencias administrativas, acompañada de sus correspondientes hojas de remisión.

b) Extraordinaria o Indirecta: es la que permite la recepción de documentación al margen del procedimiento regular u ordinario, es decir la documentación ingresa mediante compra, donación, depósito (mediante el que sólo se cede el uso, no la propiedad) o devolución.

5.4.2. Conservar

La función de Conservar la documentación transferida se traduce básicamente en la necesidad de custodiarla en las mejores condiciones, es decir garantizando la mayor seguridad y en el orden más adecuado. A efectos prácticos, estos dos principios de conservación pueden ejemplificarse en las siguientes medidas:

a) Adopción de medidas destinadas a asegurar la perdurabilidad material de los documentos:

– Mantenimiento y control de las instalaciones del Archivo: estado de los edificios, instalaciones eléctricas, estanterías ...

– Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción o desaparición de los documentos: control de humedad y temperatura, sistemas anti-incendio y antirrobo, aplicación de procesos de desinsectación ...

– Restauración de documentos deteriorados.

– Reproducción de la documentación más significativa, deteriorada o consultada.

b) Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y ordenación), según las normas de la teoría archivística, que serán analizados en el tema siguiente. Sólo así podrá considerarse con propiedad que existe realmente un Archivo y no un simple conjunto almacenado de papeles y otros materiales. Bajo esta condición, conviene indicar que sólo puede conservarse, en el sentido amplio de este término, lo que previamente está organizado, remitiéndonos de esta manera al segundo principio que considerábamos en el epígrafe sobre la definición de Archivo (principio de orden).

5.4.3. Salida en archivo

La última función, la de Servir, la del servicio a la Administración y a la Sociedad en general, podemos considerarla como el objetivo final de los Archivos, al menos de los archivos públicos. Esta función de servicio consiste especialmente en la capacidad del Archivo para facilitar información extraída de sus propios fondos documentales. En el desarrollo de esta función podemos englobar las siguientes actividades:

a) Descripción de los fondos documentales integrados en un Archivo, mediante la elaboración de los denominados instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos, índices...), que facilitarán el acceso y conocimiento apropiado de la documentación a sus posibles usuarios. Según Heredia Herrera, la descripción, como conjunto de operaciones que sirve de intermediario entre los documentos y sus usuarios, persigue dos objetivos: dar información a los demás y facilitar el control al archivero.

b) Comunicación de la información contenida en los documentos a los tres tipos de usuarios de los archivos públicos: la propia Administración, que produce o recibe los documentos; los ciudadanos, sujetos de derechos y deberes para con la Administración y, en tercer lugar, los investigadores. En la comunicación documental existen derechos e intereses en conflicto. De una parte está el de la libertad de la investigación histórica, cada día más amplia, y el derecho genérico de los ciudadanos al acceso de archivos y registros públicos; de otra, el secreto de la Administración Pública en los términos que impone la legislación vigente, sobre todo en la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, cuya gestión, por otro lado, ha de ser lo más transparente posible; y, por último, el derecho a la intimidad de las personas, señalado en la Constitución Española como un derecho básico de los ciudadanos.

Esta actividad comunicativa genérica se plasma, en el campo de los archivos, en una serie de servicios, los más importantes de los cuales son los siguientes:

– Préstamo. En los archivos públicos, este servicio sólo puede ser solicitado por la propia Administración, que necesita la consulta de la documentación para su estudio de cara a una determinada resolución administrativa. Para controlar la salida de documentos objeto de préstamo es imprescindible que la oficina solicitante cumplimente un impreso normalizado denominado Hoja de Préstamo, en el que se deben indicar los elementos fundamentales de identificación del documento, y que en el Archivo se lleve correctamente un Libro Registro de Salida de Documentos, donde se anotará la fecha de salida, identificación del solicitante, descripción del documento y fecha de devolución.

– Consulta. En este segundo caso, la documentación es utilizada en las propias instalaciones del Archivo. La consulta puede ser efectuada por los tres tipos de usuarios que mencionábamos anteriormente. Igual que para los préstamos, las consultas deben registrarse puntualmente en el Archivo. Si su número no es excesivamente amplio, bastará con anotarlas en el mismo Libro Registro de Salida de Documentos, aunque distinguiéndolas de los préstamos. Cuando el número de usuarios sea apreciable, se deberá abrir un expediente a cada uno de ellos, indicándose los datos personales, tema de investigación, anotaciones de peticiones de consulta o de reproducción, etc... Como indicábamos más arriba, en la actualidad, el problema más grave planteado en este servicio es la delimitación del acceso a la consulta de los documentos de archivos públicos.

La legislación vigente, desde la Constitución a la Ley de Patrimonio Histórico Español de 1985 y la mencionada Ley 30 de 1992 de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo, imponen unas restricciones basadas en el carácter confidencial de ciertos documentos: sobre todo, los que puedan entrañar riesgos para la seguridad y defensa del Estado, o bien que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad, intimidad e imagen de las personas; los que se refieran a materias protegidas por el secreto comercial o industrial o a actuaciones derivadas de la política monetaria, etc ...; igualmente, se limita el derecho de acceso de los particulares en los casos en que pueda verse afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos.

– Reproducción de documentos. Los procedimientos más habituales son la fotocopia, la fotografía y el microfilm. En algunos archivos se está ya utilizando el disco óptico, aunque su uso no es muy frecuente. Las restricciones para la reproducción son similares a las contempladas en el epígrafe anterior. La realización de un programa de reproducciones sistemáticas debe ser prioritaria para la documentación de mayor significación histórica o administrativa, para la más frecuentemente utilizada y consultada y, sobre todo, para la que se encuentre en peor estado de conservación o difícilmente accesible: las copias se convierten así en un ejemplar de seguridad para salvaguardar la perdurabilidad de los originales.

– Certificaciones. Consiste en la copia literal de documentos, autentificada por la persona o autoridad a la que legalmente se le reconoce capacidad para dar fe de dicha copia, garantizando así la misma validez y eficacia que los originales.

– Informaciones generales sobre cualquier aspecto relativo al Archivo, al contenido de sus fondos o a su funcionamiento, por escrito o por vía oral.

c) Difusión pública de las fuentes documentales objeto de consulta e investigación, mediante la publicación de los instrumentos descriptivos del Archivo, la edición de documentos con fines científicos o didácticos, la organización de exposiciones culturales (donde los documentos suelen ser muy utilizados para mostrar cualquier tipo de actividad humana), visitas dirigidas y otras actividades pedagógicas, destinadas todas ellas a facilitar el conocimiento de la documentación conservada en los Archivos y a resaltar la riqueza cultural que contienen para el conjunto de la sociedad.

5.5. CLASES DE ARCHIVO

Teniendo en cuenta la amplitud del concepto de Archivo, derivada a su vez de la propia amplitud y complejidad de contenido que abarca el concepto de documento, son muchos los posibles criterios que pueden plantearse a la hora de establecer clasificaciones o tipologías de archivos. Estos criterios principales, aunque no los únicos, con sus correspondientes clasificaciones, son los siguientes:

1. Según la categoría jurídica del productor de la documentación, según se trate de entidades públicas o privadas, podemos distinguir entre archivos públicos o privados, cuya diferencia fundamental en el plano archivístico radica en el distinto tratamiento que adquiere la tercera función de los archivos, es decir el servicio (p. ej. un archivo municipal, cuyo productor es un Ayuntamiento, será un archivo público, mientras que el de una empresa lo será privado).

2. Atendiendo a las funciones desarrolladas por las entidades públicas o privadas que generan o generaron los fondos archivísticos, así como los organismos o entidades de los que dependen, podemos esbozar la siguiente clasificación. Entre los archivos públicos hay que distinguir los estatales (dependientes de la Administración Central), autonómicos (de las Administraciones Autonómicas), locales (de la Administración Local, Ayuntamientos y Diputaciones), judiciales (de la Administración de Justicia) o militares de la Administración Militar). Entre los privados, podemos mencionar los archivos personales (generados por una persona particular), los nobiliarios (procedentes de una casa señorial), los eclesiásticos (de las instituciones de la Iglesia), de empresas o compañías mercantiles, etc. A su vez, cada una de estas clases agrupa otra serie de archivos bajo su misma denominación: así, dentro de los archivos del Estado, podemos encontrar archivos tan dispares como los de los Ministerios, los de las Cortes, los de las Audiencias Territoriales o Delegaciones de Hacienda o archivos estrictamente históricos como los de Simancas o Indias; entre los eclesiásticos distinguiríamos entre catedralicios, diocesanos, parroquiales, monacales, etc.

3. Si consideramos el valor predominante de la documentación custodiada y la finalidad de la misma, podemos hablar entonces de archivos administrativos, en los que predomina el valor primario y un uso de gestión o administrativo, y archivos históricos, donde prevalece el valor secundario de los documentos para un uso cultural o de investigación. En muchos casos, sobre todo en instituciones actuales de gran tradición histórica, como ocurre con los Ayuntamientos, sus archivos suelen contener simultáneamente los dos tipos que acabamos de señalar.

4. Según la edad de los documentos conservados, podemos distinguir los archivos de gestión, intermedios e históricos.

5. Atendiendo al ámbito territorial sobre el que tiene jurisdicción el organismo productor de la documentación, se puede considerar la existencia de archivos locales (p. ej. el de un Ayuntamiento o de una empresa local), provinciales (p. ej. el de una Diputación o Audiencia Provincial), regionales (p. ej. el de un Parlamento autonómico) y generales (p. ej. el de un Ministerio o el de las Cortes).

6. Si consideramos la clase de documentos, tendríamos los tradicionales archivos textuales, los audiovisuales (p. ej. los de una cadena de televisión o de radio), cartográficos (p. ej. el del Servicio Geográfico del Ejército) o informáticos (p. ej. una base de datos estadísticos). Si, por el contrario, el elemento característico es la «materia» específica de un conjunto de documentos, estamos hablando de los archivos temáticos, cuya naturaleza artificiosa, más propia de las colecciones, no responde estrictamente al concepto de archivo.

7. Según la posibilidad o no de recibir transferencias documentales, en función de la permanencia o extinción del organismo o entidad productora, puede hablarse finalmente de archivos abiertos o cerrados. En cualquier caso, es difícil hablar de un archivo totalmente cerrado pues siempre se pueden enriquecer sus fondos con transferencias extraordinarias por medio de compras, donaciones o depósitos.

La combinación de las características definidas en estos siete criterios principales nos permitirán definir con la mayor precisión los principales rasgos de un archivo determinado. A modo de ejemplo, podemos indicar que el Archivo General de Indias de Sevilla es un archivo histórico de carácter público, de fondos cerrados, de titularidad estatal y ámbito general (aunque en este caso excepcional cabría hablar de ámbito intercontinental), cuyos documentos son textuales y gráficos. Normalmente, un mismo archivo suele participar de varias de las características señaladas para un mismo criterio de clasificación: por ejemplo, como ya indicamos antes, un archivo municipal suele ser a la vez administrativo e histórico, pues puede conservar documentación de muy amplia cronología, con finalidades bien distintas.

5.6. ESPECIAL CONSIDERACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

Al hablar de las edades de los documentos vimos una primera fase prearchivística en que los documentos tienen vigencia administrativa y cuya consulta es frecuente. El archivo de gestión, también llamado de oficina, está formado por todos estos documentos recientes, generalmente de cero a cinco años, de valor primario.

El tratamiento de la documentación de los archivos de gestión consiste básicamente en:

– Iniciación en el registro general.

– Formación de expedientes.

– Clasificación.

– Ordenación.

– Recuperación de la información.

– Transferencia de fondos.

Los documentos de los archivos de gestión dan testimonio, ofrecen información y tienen potencialmente valor histórico.

En cuanto a los servicios que prestan estos archivos diferenciamos el servicio a la Administración y el servicio a los ciudadanos.

El servicio a la Administración que pueden dar los archivos de gestión es la consulta directa, es decir, la consulta del documento original, bien a través del préstamo a la Oficina productora, bien en el propio archivo.

Por su parte, los archivos de gestión prestarán a los ciudadanos un servicio de consulta indirecta. Esta sólo se podrá hacer por los propios interesados o sus representantes y consiste en la consulta de la fotocopia de un documento, la compulsa o certificación de la misma y la información telefónica o por carta sobre el contenido de un documento.

5.7. CRITERIOS DE ORDENACIÓN DEL ARCHIVO

Al hablar anteriormente de las funciones de los Archivos veíamos que la segunda de ellas, englobada en el verbo conservar, tenía como finalidad dotar a los fondos de un Archivo de unas adecuadas condiciones de seguridad y de orden. En base a esta doble finalidad, ya indicamos que la función conservadora debía contemplarse desde una doble perspectiva: una, referida a las medidas dirigidas a garantizar y mantener la integridad física de archivos y documentos (instalaciones, prevención y restauración, etc.) y, en segundo término, otra referida a la organización documental (clasificación y ordenación). Ésta última se deriva también del principio de conservación, pues sólo podemos conservar adecuadamente los documentos si los tenemos organizados y controlados. La organización es previa a la elaboración de los instrumentos descriptivos que nos permitirán la recuperación de la información que contienen los documentos.

La idea de organización documental está íntimamente vinculada al principio archivístico fundamental, aceptado universalmente, conocido como principio de respeto al origen de los fondos o principio de procedencia, según el cual los fondos documentales de los Archivos deben conservarse manteniendo su organización original, no introduciendo modificaciones ajenas a los procedimientos y trámites utilizados en ella. Relacionado con el principio de procedencia está el de integridad de los fondos, según el cual los documentos de un Archivo, para mantener su valor de prueba e información, no deben sufrir fragmentaciones ni eliminaciones no autorizadas ni la adición de elementos extraños de cualquier otra procedencia.

Basándose en estos principios fundamentales, Heredia Herrera define la organización como el conjunto de operaciones archivísticas que permite traducir a un fondo documental el estado primigenio de su producción, crecimiento y evolución. P. López y O. Gallego la definen como el conjunto de operaciones mediante las cuales se agrupan los documentos individuales en unidades inteligibles y estas unidades entre sí a fin de que puedan quedar relacionadas jerárquicamente.

Las dos operaciones fundamentales incluidas bajo el término «organización» pueden definirse de la siguiente manera:

– Clasificar consiste en separar o dividir un conjunto de elementos (documentos) estableciendo clases o grupos (secciones, subsecciones, series), de tal manera que puedan quedar integrados dentro de un sistema orgánico y jerarquizado.

– Ordenar consiste en unir los elementos (documentos) dentro de un grupo (serie) ya definido, de acuerdo a una unidad-orden (fecha, alfabeto, número, tamaño) establecida de antemano.

Antes de proseguir en la identificación y caracterización de estas dos operaciones que forman parte de la organización documental, conviene precisar los términos que definen los distintos tipos de agrupaciones documentales:

1. Fondo Documental: este término se refiere a la totalidad de la documentación generada y recibida por una institución o persona, que puede estar o no organizada, pero que constituye por sí misma una unidad, independiente de otros fondos. (P. ej., en un Archivo Municipal, además del propio «fondo municipal», pueden existir otros que se conserven en el mismo archivo: fondo notarial, fondo con documentación mobiliaria, fondo de colecciones facticias ...).

2. Sección: está constituida por los documentos generados y recibidos por una división administrativa importante, con una organización propia y precisa y unas funciones determinadas. A su vez, la sección es susceptible de dividirse en subsecciones, que corresponderán a los diferentes órganos o dependencias administrativas, con funciones y actividades delimitadas y propias.

3. Serie: cada sección o subsección de un archivo estará integrada por los documentos agrupados en series, como resultado y testimonio de actividades concretas.

Cada serie documental, como ya vimos en el tema anterior, suele responder a un mismo tipo documental, producto de una tramitación administrativa común, con características e incluso asuntos o materias similares.

4. Pieza Documental y Unidad Archivística: cada una de las series descritas está a su vez integrada por las piezas singulares o individualizadas («pieza documental», formada por un documento) o las compuestas («unidad archivística», formada por un expediente). Estas unidades archivísticas constituyen un todo en sí mismas, que no debe ser separado bajo ningún concepto puesto que los documentos singulares que lo integran nacieron y tienen sentido como parte del conjunto.

Volviendo a la clasificación y ordenación, podemos señalar a continuación las principales diferencias básicas entre ambas operaciones:

1. El término clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de un fondo; la ordenación, en cambio, ha de realizarse sobre los documentos concretos (piezas documentales o unidades archivísticas) de cada una de las series.

un fondo documental se divide, se clasifica en secciones (según las distintas funciones u órganos de producción) y éstas en series documentales (reflejo de las actividades en las que se manifiesta cada órgano o función), con características tipológicas comunes. Cada una de estas series, compuestas por documentos o expedientes concretos, serán las que se ordenarán (cronológica, alfabética o numéricamente) según el criterio decidido que mejor convenga al tipo de documentación con la que se trabaja.

2. La clasificación exige una actividad intelectual más profunda, ya que la determinación y definición de secciones y subsecciones exigen un intenso conocimiento de la documentación, de su proceso de gestión y de su evolución. La ordenación, en cambio, es una operación más mecánica, una vez que se ha elegido la unidad-orden para una serie determinada.

En definitiva, es fundamental destacar, volviendo al principio de procedencia, que la clasificación no la impone el archivero, sino que viene dada por la propia documentación, al producirse ésta dentro de un organismo como resultado y testimonio de una actividad determinada (producción seriada). El archivero ha de respetar el orden serial originario, que es reflejo de un procedimiento administrativo organizado; el bibliotecario, en cambio, cuyos materiales de trabajo suelen ser las publicaciones impresas, que a su vez son producto de una actividad de tipo cultural voluntaria, establece clasificaciones por materias, es decir que utiliza agrupaciones temáticas impuestas por el contenido de los libros que componen un fondo bibliográfico.

5.7.1. Clasificación

Ya hemos visto que una correcta clasificación, aplicada sobre fondos archivísticos, viene derivada del propio principio de procedencia o de respeto al origen de los documentos.

Tras un conocimiento y análisis profundo, realizado sobre los propios documentos y sobre las fuentes legales e históricas relacionadas con ellos, la clasificación nos permitirá ofrecer en un cuadro jerarquizado los distintos órganos administrativos, así como las actividades desarrolladas por cada uno de ellos, de la institución o entidad que generó o recibió dichos documentos.

Con este planteamiento, se reconoce que la producción documental es racional y normalizada y que los documentos son el resultado material de las actividades desarrolladas por entidades o instituciones que, a su vez, responden a una determinada organización, tienen definidas sus funciones y persiguen unos objetivos o finalidades concretos.

Según el norteamericano T. Schellenberg, los grupos y subgrupos resultantes de la clasificación podrán reflejar, según la elección que se adopte, los siguientes conceptos:

– Los órganos y dependencias de la institución o entidad que produce la documentación, es decir lo que hoy conocemos como organigrama. Así tendremos una clasificación orgánica (p. ej. la que pueden ofrecer los distintos servicios y dependencias administrativas de un Ayuntamiento o una Diputación). La clasificación orgánica es preferible en los archivos administrativos de instituciones vigentes, cuya documentación suele reflejar fielmente el organigrama institucional.

– Las funciones y actividades desarrolladas por una institución o entidad (p. ej. las que tiene encomendadas un Ayuntamiento, independientemente de su correspondencia con órganos administrativos concretos). Esta es la clasificación funcional, preferible a la orgánica cuando se trata de fondos documentales de gran amplitud cronológica, puesto que las funciones y actividades son más perdurables que los órganos o dependencias administrativas, sujetos a múltiples variaciones a lo largo del tiempo.

La combinación de los dos criterios mencionados, el orgánico y el funcional, suele ser muy utilizado en distintos tipos de archivos al emplear una estructura de clasificación menos rígida, que puede utilizar tanto conceptos orgánicos como funcionales.

Esta es la clasificación mixta u orgánico-funcional.

Las materias o asuntos a los que hacen referencia los documentos (p. ej., documentación que en un archivo se refieran a guerras, catástrofes, edificios concretos, personalidades destacadas, etc.). Ésta es la clasificación sistemática por materias (también llamada «ideológica»). Aunque la aplicación de este criterio puede recomendarse para ciertos casos, especialmente en colecciones y en fondos fragmentarios o misceláneos, la clasificación por materias no es aconsejable en la gran mayoría de los archivos, puesto que su uso implica la ruptura del principio de procedencia y la desintegración de las series documentales. Mediante la aplicación de este criterio de clasificación, relacionado con el método de clasificación utilizado en las bibliotecas, una vez rotas las series orgánicas, su contenido se distribuye según un código sistemático de materias, elaborado previamente.

Las divisiones en grupos y subgrupos documentales, resultantes de la aplicación de criterios de clasificación, deberán tener su plasmación en el denominado cuadro de clasificación de fondos, que no es sino el esquema que refleja jerárquicamente las agrupaciones documentales (secciones, subsecciones, series) derivadas de los órganos o funciones de una institución o entidad en el desarrollo de su gestión. En estos cuadros de clasificación, las secciones y subsecciones, las agrupaciones documentales mayores, manifiestan los órganos y funciones fundamentales, mientras que las series documentales hacen referencia a tipos documentales concretos como testimonio de actividades concretas.

El cuadro de clasificación tiene que mantener, siempre que sea posible, el principio de procedencia y reflejar en todo momento el origen de la producción documental. El análisis profundo de las series documentales, en cuanto que ya descendemos a tipos documentales palpables y concretos, será la condición imprescindible para adscribir correctamente la documentación dentro de un cuadro de clasificación. Asimismo, el análisis de series nos permitirá comprobar la existencia de tipos documentales similares en archivos similares, que requerirán, pues, un cuadro de clasificación válido para los de la misma clase.

5.7.2. Ordenación

Dentro de la organización de Archivos, la ordenación es la segunda operación archivística, que siempre debe llevarse a cabo con posterioridad a la clasificación. Consiste básicamente en unir los elementos (documentos) dentro de un conjunto (la serie documental), de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. La ordenación relaciona los documentos entre sí y proporciona a cada uno de ellos una situación determinada un número de orden dentro de las unidades de instalación, es decir dentro de los legajos, libros o cajas que contienen documentos.

En el trabajo archivístico, una vez que hemos establecido la clasificación de los documentos de un fondo o de una sección, atendiendo a los órganos o funciones de la entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los documentos integrados en las distintas series documentales. un documento determinado, dentro de su serie, tendrá una localización determinada en relación a los otros de su misma serie en función del tipo de unidad-orden seleccionada.

Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad-orden elegida para determinar dicha ordenación. Las unidades de orden y los tipos de ordenación son los siguientes:

– Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenación cronológica.

– Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada documento, tendremos la ordenación alfabética.

– Si se elige un número como unidad-orden, estaremos ante la ordenación numérica. La elección de un tipo de ordenación vendrá determinada por las características de las series documentales. En cualquier caso, la ordenación seleccionada deberá facilitar al máximo la recuperación del tipo de información contenida en los documentos, así como su instalación y localización en los depósitos. En la práctica, en muchos casos hay que combinar dos tipos de ordenación, utilizando así una ordenación mixta (p. ej. en la correspondencia de un organismo, el orden principal será el alfabético, que corresponde a los nombres de los destinatarios, y dentro de cada uno de éstos el orden secundario será el cronológico, establecido por las fechas de los documentos).

5.7.2.1. Ordenación cronológica

Es el tipo de ordenación más utilizado en la organización de Archivos, puesto que se puede aplicar a múltiples series documentales comunes a muchos archivos (p. ej. presupuestos, actas, registros, padrones...). La fecha de redacción de los documentos es el dato más estable para su identificación. Hay tres tipos de fechas o datas:

– Cronológica. Es la que sitúa a los documentos en el tiempo concreto y preciso de su redacción (año, mes, día). Si un documento carece en su texto de una cronología expresamente indicada, pero mediante datos indirectos o inducidos podemos aproximarnos a ella, tendremos la data archivística, que será colocada entre corchetes (p. ej. una instancia no fechada, en la que encontramos un sello de registro de entrada del año 1962, podemos fecharla con dicho año entre corchetes, [1962], y la situaremos al comienzo de los documentos de la misma serie documental de dicho año). La fecha cronológica es la que fundamentalmente nos servirá para la ordenación cronológica de documentos.

– Tópica. Es la que sitúa a los documentos en el lugar concreto de su redacción. Al igual que la anterior, si la data tópica no está expresada sino inducida, la podemos colocar entre corchetes. En todo caso es una fecha secundaria respecto a la cronológica.

– Histórica. Con este sistema de datación, el documento es situado en el tiempo en relación a un hecho histórico determinado (p. ej. al hacer referencia al número de años de un reinado o pontificado o a un hecho de especial relevancia que sirve como punto de partida en la computación cronológica).

Las características más destacables referidas a la ordenación cronológica son las siguientes:

– La utilización de la data cronológica para ordenar documentos se hará expresando el siguiente orden: año, mes, día y fecha tópica, que suele ser el inverso al que figura en el propio texto de los documentos. Para documentos fechados en el mismo año, se recurrirá al mes para ordenarlos; si este último también es el mismo, se tendrá en cuenta el día; si se diera el caso de dos documentos con idéntica fecha cronológica, entonces habría que tener en cuenta el orden alfabético del lugar de expedición.

– La ordenación cronológica se hará sobre el estilo moderno de datación, debiendo reducirse a éste los documentos que estén fechados en estilos antiguos, bastante frecuentes en la documentación medieval.

– Cuando hay que ordenar, no ya documentos simples, sino unidades documentales complejas, como los expedientes, que están compuestas a su vez de varios documentos, la referencia cronológica ha de hacerse a las fechas límites: fechas de inicio y de resolución del expediente. En una serie de expedientes iniciados en el mismo año, se ordenarán cronológicamente atendiendo a la segunda fecha, la de resolución. El orden interno de cada expediente será igualmente cronológico, pero atendiendo a las diferentes etapas del procedimiento administrativo; es decir, en ocasiones, dentro de un expediente existirán documentos más antiguos después de otros más recientes porque pueden aparecer acompañando a estos últimos, generalmente como prueba o antecedente administrativo.

5.7.2.2. Ordenación alfabética

Es la ordenación por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las palabras elegidas como representativas de la información contenidas en ellos.

Como regla general, se preferirá la ortografía moderna sobre la antigua en la elección de palabras o voces. Según el tipo de palabra de que se trate, tendremos los tres tipos de ordenación alfabética:

1. Si las palabras designan a personas, tendremos la ordenación alfabética onomástica.

En este caso, dichas palabras se ordenan de la siguiente manera: primer apellido, segundo apellido y nombre/s propio/s (p. ej. en los expedientes personales: GARCÍA LÓPEZ, Antonio; García Sánchez, Antonio; García Sánchez, Luis;

García Sánchez, Manuel...).

2. Si las palabras designan un lugar geográfico, estaremos ante la ordenación alfabética geográfica o topográfica (p. ej. en los expedientes de licencias de obras, que deben ordenarse por la denominación de las calles: Álava; ALBACETE; ALICANTE; BADAJOZ...).

3. Si las palabras se refieren a asuntos, temas o materias, estaremos utilizando una ordenación alfabética de materias o temática (p. ej. en los expedientes de oposiciones, que deben ordenarse por la denominación de los puestos de trabajo:

ARCHIVEROS; ARQuITECTOS; AuXILIARES ADMINISTRATIVOS; AYuDANTES DE ARCHIVO; AYuDANTES DE BIBLIOTECA; AYuDANTES DE LABORATORIO...). Este tipo de ordenación suele ser más subjetiva ya que normalmente se induce de la información proporcionada por los documentos. Los temas o materias son elegidos por la persona que ordena, seleccionando entre varias posibilidades de contenidos similares (p. ej. para referirnos al edificio donde se reúne una corporación municipal, podemos elegir entre las siguientes voces: Ayuntamiento, Casas Consistoriales, Casas Capitulares, Casas del Cabildo, etc.). En cualquier caso, las voces no elegidas pueden y deben mantenerse mediante referencias a la voz principal seleccionada.

Como veremos más adelante, al tratar de los instrumentos de descripción, la ordenación alfabética es utilizada igualmente en la elaboración de los índices.

5.7.2.3. Ordenación numérica

Ya hemos indicado que es la ordenación en la que se sigue la serie natural de los números.

Este tipo de ordenación puede referirse, tanto a la numeración de documentos dentro de una serie documental, como a la numeración de las unidades de instalación (legajos, libros, cajas) en el depósito de archivo. En este segundo sentido, debe tenderse a utilizar una única numeración corrida, aplicable a todas las unidades de instalación de un archivo determinado. En todo caso, y siempre que las disponibilidades de espacio lo permitan, será recomendable una doble numeración, que corresponderá a una doble instalación, para separar los legajos o cajas de los libros o documentos encuadernados.

En archivos abiertos, se evitará dar numeraciones propias y distintas para las unidades de instalación procedentes de cada sección o dependencia productora de documentos, debido a la complicación que supone la multiplicidad de numeraciones utilizadas y a la gran cantidad de espacio que requeriría su instalación. En este tipo de archivos, donde la documentación que se transfiere va incrementándose regularmente, las nuevas unidades de instalación deberán tener un número de orden correlativo, en función de la fecha de ingreso en el archivo. La organización de la documentación no se reflejará en la instalación de los depósitos sino, como veremos más adelante, en el fichero-inventario.

5.7.3. Operaciones relacionadas con la ordenación

Se trata de una serie de trabajos que normalmente se realizan, o la mayor parte de ellos, conjuntamente con la propia ordenación documental:

a) Desdoble o despliegue de documentos que se han conservado plegados, sobre todo mapas, planos, pergaminos, etc. En ocasiones, dichos documentos necesitarán la aplicación de ciertos procedimientos de planchado y su localización en instalaciones especiales (planeros).

b) Signaturación y Sellado. En el ángulo inferior izquierdo de los documentos, como medidas de seguridad y de control, se aplicará sobre un margen o espacio no escrito el sello del archivo, de impronta pequeña y preferentemente en seco o bien de tinta no corrosiva, y se escribirá la signatura, con lápiz negro de punta blanda, con la indicación de la unidad de instalación donde se localiza en el depósito. Ambas operaciones deberán realizarse con sumo cuidado, para no afectar las superficies escritas de los documentos. En los documentos encuadernados en forma de libro, se indicará la signatura mediante un tejuelo similar al utilizado en las bibliotecas, repitiéndose en la primera página escrita.

c) Datación. En ciertos casos, es conveniente indicar la fecha completa (año, mes, día y data tópica), a lápiz, en la parte superior de los documentos. Para evitar escribir directamente sobre los documentos es preferible las indicaciones de los datos archivísticos en carpetillas de papel neutro, que servirán además como protección a los mismos documentos.

d) Numeración y Foliación. La numeración, como ya apuntamos al hablar de la ordenación numérica, es la indicación del número de orden de un documento o expediente dentro de su serie documental. Es fundamental para evitar el desorden de los documentos tras su consulta. Se indica a lápiz, normalmente en el ángulo superior izquierdo. La foliación consiste en la numeración de todos los folios escritos de una unidad de instalación o de una unidad archivística (expediente). Es una operación muy importante a la hora de preparar la documentación para su microfilmación. Se indicará a lápiz en el ángulo superior derecho.

e) Agregación. Consiste en la correcta reubicación de documentos mal colocados. Es una operación que exige situar un «testigo» en la unidad de instalación de la que se ha extraído un documento para agregarlo a la que realmente corresponda.

Esta operación no debe realizarse hasta que se haya concluido la inventariación completa del fondo documental.