TEMA 15
Concepto de Registro General: presentación de escritos y solicitudes en el Registro
General. Cómputo de plazos y práctica de notificaciones. Desglose de documentos.
Registros auxiliares. El acceso a los documentos y obtención de copias en la
administración municipal. Los Documentos de Archivo y sus características.
Organización de Archivos: Clasificación, Ordenación y Descripción. El Archivo
de Gestión: concepto, funciones y organización
1. CONCEPtO
dE REGIStRO GENERAL: PRESENtACIóN dE ESCRItOS y SOLICItudES EN EL REGIStRO
GENERAL. CóMPutO dE PLAzOS y PRáCtICA dE NOtIfICACIONES
1.1. INTRODUCCIÓN
Esta materia está regulada por los
arts. 151 a 162 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen
Jurídico de las Entidades Locales, aprobado por el Real Decreto 2568/1986, de
28 de noviembre (ROFRJEL, en adelante).
En todas las Entidades Locales habrá
un Registro General para que conste con claridad la entrada de los documentos
que se reciban y la salida de los que hayan sido despachados definitivamente.
El Registro General permanecerá
abierto al público todos los días hábiles durante las horas prevenidas en la
legislación de procedimiento administrativo común.
La existencia de un único Registro
General se entenderá sin perjuicio de su organización desconcentrada,
adaptándolo a las características de la organización de los servicios de la
Entidad Local (art. 151).
Conforme al art. 152, el Registro
General estará establecido de modo que garantice la constancia de la entrada y
salida de todos los documentos que tengan como destinatario o expida la Entidad
Local. Los libros o soporte documental del Registro, no podrán salir bajo
ningún pretexto de la Casa Consistorial. El acceso a su contenido se realizará
mediante consulta de los mismos en el lugar en que se encuentren custodiados o
mediante la expedición de certificaciones (autorizadas por el Secretario,
conforme al art. 162) y testimonios.
Los asientos del Registro contendrán
referencia exacta de cada uno de los documentos que se remitan desde las oficinas
locales o que en ellas se reciban, y, al efecto, tanto los Libros de Entrada
como los de Salida contendrán las casillas necesarias para hacer constar los
conceptos que, pormenorizadamente, señala el art. 153.
Por lo demás, conforme al art. 155, registrado
un documento, se estampará en el mismo nota expresiva de la fecha en que se
inscribe, entrada o salida y número de orden que le haya correspondido. Y el
Encargado del Registro, una vez efectuada la inscripción, hará la clasificación
de los documentos ingresados y procederá a distribuirlos entre las distintas
Oficinas, donde se anotarán en el Registro parcial y unirán a sus antecedentes,
si los hubiere, o se abrirá o iniciará expediente en su caso, dándole la
pertinente tramitación (art. 160).
En cuanto a la salida de documentos,
dispone el art. 154 que en el Registro de Salida se anotarán los oficios,
notificaciones, órdenes, comunicaciones, certificaciones, expedientes o
resoluciones que emanen de las Corporaciones, Autoridades o Funcionarios locales.
Para la salida de documentos, cada Sección o Negociado enviará los que hayan de
expedirse al Registro, que los cursará devolviendo a la Dependencia de origen
las minutas correspondientes después de estampar en ellas el sello en que
conste la fecha y número del asiento (art. 161).
1.2. REQUISITOS EN LA PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
Vienen regulados en los arts. 156 a
159 ROFRJEL.
Conforme al art. 156, el Funcionario
encargado del Registro cuidará, bajo su personal responsabilidad, de que
cuantos documentos se presenten lleven adheridos los reintegros que exija la
Ordenanza reguladora de la Tasa local del mismo, si la hubiere, los cuales se
inutilizarán estampando sobre ellos la fecha de entrada. Si el documento
presentado a Registro no reuniera los datos exigidos por la legislación
reguladora del procedimiento administrativo común o faltara el reintegro
debido, se requerirá a quien lo hubiera firmado para que, en el plazo de diez
días, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos, con apercibimiento
de que, si así no lo hiciere, se archivará sin más trámite.
En relación con esta materia, hay que
tener en cuenta el Real Decreto-Ley 1/1986, de 14 de marzo, de medidas urgentes
administrativas, financieras, fiscales y laborales, que ha venido a simplificar
los trámites administrativos en lo que a la creación y ampliación de Empresas
se refiere, y a suprimir determinados reintegros.
En cuanto a la entrega y recepción,
apertura y tramitación de los pliegos de proposiciones para optar a subastas o
concursos y sus documentos complementarios, se sujetarán a lo dispuesto
especialmente en la legislación general sobre contratación administrativa.
Por lo demás, conforme al art. 158,
los escritos podrán presentarse acompañados del documento o documentos en que
funden su derecho los interesados, ya sean originales, ya por testimonio o por
copia del original, que cotejará el Encargado del Registro.
Toda persona que presente un documento
en el Registro podrá solicitar recibo gratuito, donde conste día y hora de presentación,
número de entrada y sucinta referencia del asunto.
El recibo hará prueba respecto a la
fecha en que el documento ingresó en el Registro.
En lugar de recibo podrá entregarse
copia sellada del documento.
Finalmente, en relación con esta problemática
y con el carácter de legislación supletoria, debe tenerse en cuenta el Real
Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de
solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del
Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el
régimen de las oficinas de registro, modificado por el Real Decreto 209/2003,
de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones
telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución
de la aportación de certificados por los ciudadanos; por el Real Decreto
136/2010, de 12 de febrero, y derogado parcialmente por el Real Decreto
1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007,
de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios
públicos.
2.
CóMPutO dE PLAzOS y NOtIfICACIONES
Vienen reguladas en los arts. 192 a
197 ROFRJEL.
El art. 192,1.º, con carácter general,
dispone que «Las resoluciones de los Alcaldes y de los Presidentes se
extenderán a su nombre; cuando las resoluciones administrativas se dicten por
delegación, se hará constar expresamente esta circunstancia y se considerarán
dictadas por la Autoridad que las haya conferido».
2.1. INTRODUCCIÓN
El cómputo de los plazos, en el ámbito
local, se rige por lo dispuesto en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común (LRJAP y PAC, en lo sucesivo), cuyo art. 48, como se tuvo ocasión de
estudiar en otro Tema, dispone que:
1. Siempre que por Ley o normativa
comunitaria europea no se exprese otra cosa, cuando los plazos se señalen por
días, se entiende que éstos son hábiles, excluyéndose del cómputo los domingos
y los declarados festivos.
Cuando los plazos se señalen por días
naturales, se hará constar esta circunstancia en las correspondientes
notificaciones.
2. Si el plazo se fija en meses o
años, éstos se computarán a partir del día siguiente a aquel en que tenga lugar
la notificación o publicación del acto de que se trate, o desde el siguiente a
aquel en que se produzca la estimación o desestimación por silencio
administrativo. Si en el mes de vencimiento no hubiera día equivalente a aquel
en que comienza el cómputo, se entenderá que el plazo expira el último día del
mes.
3. Cuando el último día del plazo sea
inhábil, se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente.
4. Los plazos expresados en días se
contarán a partir del día siguiente a aquel en que tenga lugar la notificación
o publicación del acto de que se trate, o desde el siguiente a aquel en que se
produzca la estimación o la desestimación por silencio administrativo.
5. Cuando un día fuese hábil en el
Municipio o Comunidad Autónoma en que residiese el interesado, e inhábil en la
sede del órgano administrativo, o a la inversa, se considerará inhábil en todo
caso.
6. La declaración de un día como hábil
o inhábil a efectos de cómputo de plazos no determina por sí sola el
funcionamiento de los centros de trabajo de las Administraciones Públicas, la
organización del tiempo de trabajo ni el acceso de los ciudadanos a los
registros.
7. La Administración General del
Estado y las Administraciones de las Comunidades Autónomas, con sujeción al
calendario laboral oficial, fijarán, en su respectivo ámbito, el calendario de
días inhábiles a efectos de cómputo de plazos. El calendario aprobado por las
Comunidades Autónomas comprenderá los días inhábiles de las Entidades que
integran la Administración Local (dos al año, que, sumados a los doce de
fijación estatal y autonómica, hacen un total de catorce) correspondiente a su
ámbito territorial, a las que será de aplicación.
Dicho calendario deberá publicarse
antes del comienzo de cada año en el diario oficial que corresponda y en otros
medios de difusión que garanticen su conocimiento por los ciudadanos.
2.2. COMUNICACIONES
En cuanto a las comunicaciones que se
dirijan a las Autoridades serán firmadas por los Presidentes de las
Corporaciones, y las demás que den traslado de acuerdos o resoluciones, por el
responsable de la Secretaría (art. 192,2.º).
Toda comunicación u oficio habrá de
llevar el sello de salida estampado por el Registro General y de ellos se unirá
al expediente minuta rubricada (art. 193).
2.3. NOTIFICACIONES
Son aquellos actos administrativos
instrumentales que tienden a poner en conocimiento de las personas a las que
afectan un acto administrativo anterior.
Conforme al art. 194, «la notificación
se practicará con arreglo a lo dispuesto en la legislación sobre procedimiento
administrativo común» (es decir, habrá que estar a lo dispuesto en los arts. 58
y 59 LRJAP y PAC).
Las providencias de trámite y los
actos o acuerdos que pongan término a un expediente serán notificados en los
diez días siguientes al de su fecha (art. 195).
Sobre esta materia, nos remitimos a lo
estudiado en otro Tema del programa y a lo que veremos sobre el régimen de los
actos y acuerdos de las Corporaciones Locales.
3. EL ACCESO
A LOS dOCuMENtOS y ObtENCIóN dE COPIAS EN LA AdMINIStRACIóN MuNICIPAL
3.1. LA FUNCIÓN DE REGISTRO
La función de registro comprende las
siguientes figuras:
1. Recepción y asiento de entrada
inicial. Respecto de todo documento que sea presentado o recibido en las
oficinas que realicen las funciones de registro, deberá practicarse el
correspondiente asiento en el libro de entrada, dicho asiento reflejará al
menos los siguientes datos:
a) Fecha y hora de presentación.
b) Fecha y hora de registro de
entrada.
c) Número de registro.
d) Naturaleza del documento y
referencia a su contenido.
e) Identificación de la persona u
órgano de la Administración que lo presente o envíe.
f) Identificación del órgano de la
Administración a la que se dirige.
2. Validación mecánica de entrada
inicial. Se imprimirá en la primera página del documento registrado y constará
la identificación de la oficina administrativa que realiza las funciones de
registro, el número de registro de entrada, que será correlativo en su serie
respetando el orden de presentación, y la fecha y hora de registro.
Si el documento presentado va
acompañado de una copia, sobre ésta se imprimirá idéntica validación mecánica
de entrada inicial a la de su original, que servirá de justificante al
interesado.
Si no se presenta copia y el
interesado solicita recibo acreditativo de la presentación, la oficina de
registro deberá expedir un recibo en el que conste el remitente, el órgano o
unidad destinatario y un extracto del contenido del documento.
Cuando en el momento de la recepción
del documento existiera imposibilidad material o técnica para realizar la
validación mecánica de entrada inicial, se procederá a la validación Manual del
original y, en su caso, de la correspondiente copia, mediante sello de
presentación con fecha y hora, sin perjuicio de hacer constar tal eventualidad
en el asiento de registro que con posterioridad se practique.
3. Traslado de documentos. una vez
realizadas las funciones materiales de registro de entrada, la oficina remitirá
sin dilación los documentos presentados a los órganos a los que preste su
servicio de registro cuando fueran los competentes para su tramitación.
4. Validación mecánica de salida
exterior. Los asientos que se practiquen en el libro de salida reflejarán los
mismos datos que el libro de entrada, haciendo referencia a las circunstancias
de la salida, e irán dirigidos al particular interesado o la Administración de
destino.
5. Sellado de la documentación
complementaria. Cuando el documento presentado para registrar vaya acompañado
de documentación complementaria, y siempre a petición del interesado, las
copias que aporte aquél deberán ser objeto de estampación por la unidad que
realice la función de registro con sello identificador de la oficina, a efectos
de acreditar su efectiva aportación.
3.2. LA COMPULSA DE COPIAS
En cuanto a la compulsa de copias de
documentación, se entiende por copias compulsadas los duplicados de toda
documentación pública o privada sobre las que el funcionario ante el que se
presentan hace constar, previo cotejo, su coincidencia exacta con aquella de la
que es copia.
El sello de compulsa se extenderá
sobre cada una de las páginas de que consten las copias de la documentación,
incluyendo anverso y, en su caso, reverso.
Dicho sello expresará la fecha en que
se realiza la compulsa e identificará al funcionario que la expida.
Serán compulsadas, a solicitud del
interesado, las copias de la documentación que haya sido expedida por los
órganos de la Administración.
Además, se compulsará la documentación
ajena, tanto pública como privada, en el momento en que vaya a incorporarse a
procedimientos que se inicien o tramiten en cualquier Administración Pública.
La documentación deberá ser compulsada
por el personal destinado en las oficinas que presten el servicio de registro.
3.3. DOCUMENTOS TRANSMITIDOS POR
TELEFAX
Es necesario hacer una serie de
precisiones sobre el registro de determinados documentos de los ciudadanos
transmitidos por telefax.
Los documentos dirigidos a cualquier
órgano de la Administración y de sus Organismos Autónomos que se indican a
continuación podrán ser transmitidos por telefax:
a) Las solicitudes de subvenciones,
ayudas o becas, salvo que, de forma excepcional y por razones de complejidad de
la solicitud o de la naturaleza de la documentación a acompañar, expresamente
se excluya esta posibilidad en la convocatoria.
b) Los recursos administrativos.
c) Las sugerencias o quejas, en
relación con el funcionamiento de los servicios públicos.
d) Aquellos otros escritos de
iniciación que permita la normativa o resolución que regule cada procedimiento
específico.
La opción para utilizar la transmisión
por telefax es ejercida libremente por el ciudadano.
La transmisión habrá de realizarse a
aquellos números oficiales de telefax existentes en las Oficinas y Puntos de
Información y Atención al Ciudadano y en aquellos órganos específicamente habilitados
para el registro.
En cuanto a la forma de la
transmisión, se procurará que la formulación de cada solicitud, sugerencia,
queja, recurso administrativo o documento autorizado normativamente, se efectúe
mediante una única transmisión o marcación telefónica, sin perjuicio de que en
el contenido de dicho escrito figure uno o varios interesados.
Si con una única transmisión o
marcación telefónica se pretendiese la presentación de dos o más solicitudes,
de un mismo interesado o de varios, deberá indicarse en la comunicación o
carátula su número.
La unidad administrativa procederá a
practicar el asiento de entrada sobre el escrito o documento que se acompañe a
la comunicación o carátula, teniendo por fecha y hora de presentación aquella
que automáticamente se haya impreso por el aparato receptor, dándole curso a
continuación, en la forma prevista en la normativa reguladora de la función de
registro.
Si con una única transmisión o
marcación telefónica se recibiesen varias solicitudes, sugerencias, quejas,
recursos administrativos u otros documentos autorizados normativamente, de un
mismo interesado o de varios, la unidad administrativa procederá a practicar un
asiento de entrada por cada una de ellas, realizando las correspondientes
validaciones mecánicas de entrada en la primera hoja de cada escrito o
documento presentado.
Se registran también los documentos
transmitidos por telefax, con plena eficacia jurídica y sin necesidad de
perfeccionamiento ulterior, salvo que una disposición específica establezca lo
contrario, que se dirijan entre sí los órganos y unidades de la Administración
y tengan por objeto solicitar o expedir comunicaciones, convocatorias, oficios,
informes, dictámenes u otros actos administrativos de naturaleza similar.
La transmisión habrá de realizarse a
aquellos números oficiales de telefax existentes en las Oficinas y Puntos de
Información y Atención al Ciudadano y en aquellos órganos específicamente habilitados
para el registro.
3.4. RECEPCIÓN DE QUEJAS Y SUGERENCIAS
Tradicionalmente, una de las tareas
que ocupaba una mayor cantidad de tiempo dentro de la función de registro era
la recepción de quejas y sugerencias por parte de los ciudadanos.
Por su importancia, no sólo de cara a
la imagen de la administración sino para lograr una mayor eficacia y celeridad
en la prestación de los servicios de atención al público, se organizó un
sistema paralelo para la recepción y registro de estos documentos.
De esta forma, se produjo la creación
de los Libros de Sugerencias y Quejas, que tienen como finalidad dejar
constancia de las sugerencias y quejas que los ciudadanos formulen en relación
con el funcionamiento de los servicios públicos y los órganos y unidades de la
Administración.
Las sugerencias deberán tener por
objeto la mejora de la calidad de los servicios públicos, el incremento de la
eficiencia de los elementos personales y materiales de la Administración o el
ahorro del gasto público, la simplificación o supresión de trámites que sean
innecesarios, o cualquier otra medida que suponga un mayor grado de
satisfacción de las necesidades sociales de interés público.
El objeto de las quejas será poner de
manifiesto los retrasos, desatenciones o cualquier otra anomalía que se
observen en los órganos y unidades administrativas, o en el funcionamiento de
los servicios públicos.
Las quejas formuladas no tendrán en
ningún caso la calificación de recurso administrativo, ni su interposición
paralizará los plazos establecidos en la normativa vigente, ni condiciona, en
modo alguno, el ejercicio de las restantes acciones o derechos que, de
conformidad con la normativa reguladora de cada procedimiento, puedan ejercer
los interesados.
El Libro se ubicará en aquellos
órganos y unidades administrativas en que, por su relación con el ciudadano, se
considere necesario, y, en todo caso, en las unidades de información y atención
al ciudadano.
Su existencia se señalizará de forma
visible y su situación será la más accesible para hacer posible su localización
y uso por los ciudadanos.
La Administración llevará el control
de las sugerencias y quejas que afecten a los órganos, unidades administrativas
y empleados públicos, tanto de servicios centrales como periféricos.
Las sugerencias y quejas podrán ser
formuladas a través de medios electrónicos, informáticos y telemáticos, de
acuerdo con lo que se determine en la normativa de desarrollo de los Libros de
Sugerencias y Quejas.
Las sugerencias y quejas podrán ser
formuladas tanto por personas físicas como jurídicas, individual o
colectivamente.
Las sugerencias podrán ser anónimas,
mientras que en las quejas deberá quedar constancia de la identidad de la
persona que las formula, indicándose nombre y apellidos, y su domicilio o
dirección de correo electrónico, a efectos de comunicaciones.
El titular del órgano o unidad
receptora dará traslado inmediato del original de la hoja correspondiente, o
del texto íntegro de las sugerencias y quejas presentadas a través del Buzón
Virtual de Sugerencias y Quejas, al órgano de la Administración con
competencias en la materia a la que se refiera la sugerencia o queja.
El órgano con competencias en la
materia a que se refiera la sugerencia, previas las aclaraciones que estime
oportuno recabar de la unidad afectada y del interesado, contestará al promotor
de la misma, si éste hubiera dejado constancia de su identidad y domicilio,
agradeciendo la presentación, señalando su posicionamiento y, en su caso,
indicando las actuaciones existentes o que se prevea realizar en el sector de
actividad a que se refiera.
La contestación se realizará en el
plazo máximo de un mes desde la recepción de la sugerencia por el órgano de la
Administración con competencias en la materia.
Terminada la tramitación se remitirá
copia de la sugerencia y de la contestación al interesado, al titular del
órgano administrativo, o a sus equivalentes de la Administración Institucional.
El órgano al que corresponde conocer
de la queja podrá no admitir a trámite aquellas en las que se advierta falta de
fundamento o inexistencia de pretensión, debiendo comunicarse tal acuerdo al
interesado.
Admitida a trámite la queja, el órgano
competente podrá requerir al interesado para que, en el plazo que se señale, aclare
o subsane la misma, con indicación de que si así no lo hiciera se archivará sin
más trámite.
Si la queja afecta a la conducta del
personal al servicio de la Administración en el cumplimiento de sus funciones,
el órgano competente dará traslado de la misma al afectado y al jefe de la
unidad de la que dependa o, en su caso, al inmediato superior jerárquico, para
que en el plazo de cinco días expongan los hechos y circunstancias
concurrentes, tiempo durante el que quedará interrumpido el plazo de contestación.
El órgano competente contestará la
queja en el plazo de quince días desde su recepción.
En la contestación al interesado se
indicarán las actuaciones realizadas, y, en su caso, las medidas adoptadas o
que se vayan a realizar.
La contestación a las quejas no será
susceptible de ningún tipo de recurso.
Concluida la tramitación, se dará
traslado de la queja y de la contestación al interesado al titular del órgano
directivo, o a sus equivalentes en la Administración Institucional.
En el supuesto de que, transcurrido el
plazo establecido, el ciudadano no haya recibido comunicación alguna, podrá
dirigirse a la Inspección de Servicios, que llevará a cabo las actuaciones necesarias
tendentes a conocer los motivos que hubieran originado la falta de contestación
e instando, en su caso, a que ésta se produzca.
3.5. ACCESO ELECTRÓNICO DE LOS
CIUDADANOS
Otra de las normas recientes que
inciden en la labor de registro es la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (desarrollada
parcialmente por el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre), cuyos fines
son:
1. Facilitar el ejercicio de derechos
y el cumplimiento de deberes por medios electrónicos.
2. Facilitar el acceso por medios
electrónicos de los ciudadanos a la información y al procedimiento
administrativo, con especial atención a la eliminación de las barreras que
limiten dicho acceso.
3. Crear las condiciones de confianza
en el uso de los medios electrónicos, estableciendo las medidas necesarias para
la preservación de la integridad de los derechos fundamentales, y en especial
los relacionados con la intimidad y la protección de datos de carácter
personal, por medio de la garantía de la seguridad de los sistemas, los datos,
las comunicaciones, y los servicios electrónicos.
4. Promover la proximidad con el
ciudadano y la transparencia administrativa, así como la mejora continuada en
la consecución del interés general.
5. Contribuir a la mejora del
funcionamiento interno de las Administraciones Públicas, incrementando la
eficacia y la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de la
información, con las debidas garantías legales en la realización de sus
funciones.
6. Simplificar los procedimientos
administrativos y proporcionar oportunidades de participación y mayor
transparencia, con las debidas garantías legales.
7. Contribuir al desarrollo de la
sociedad de la información en el ámbito de las Administraciones Públicas y en
la sociedad en general.
Las Administraciones Públicas podrán
utilizar los siguientes sistemas para su identificación electrónica y para la
autenticación de los documentos electrónicos que produzcan:
a) Sistemas de firma electrónica
basados en la utilización de certificados de dispositivo seguro o medio
equivalente que permita identificar la sede electrónica y el establecimiento
con ella de comunicaciones seguras.
b) Sistemas de firma electrónica para
la actuación administrativa automatizada.
c) Firma electrónica del personal al
servicio de las Administraciones Públicas.
d) Intercambio electrónico de datos en
entornos cerrados de comunicación, conforme a lo específicamente acordado entre
las partes.
3.6. REGISTROS ELECTRÓNICOS
Las Administraciones Públicas crearán
registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y
comunicaciones. Los registros electrónicos podrán admitir:
a) Documentos electrónicos
normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se
especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro,
cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos.
b) Cualquier solicitud, escrito o
comunicación distinto de los mencionados anteriormente dirigidos a cualquier
órgano o entidad del ámbito de la administración titular del registro.
En cada Administración Pública
existirá, al menos, un sistema de registros electrónicos suficiente para
recibir todo tipo de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a dicha
Administración Pública.
Las Administraciones Públicas podrán,
mediante convenios de colaboración, habilitar a sus respectivos registros para
la recepción de las solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de
otra Administración que se determinen en el correspondiente convenio.
En el ámbito de la Administración
General del Estado se automatizarán las oficinas de registro físicas a las que
se refiere el artículo 38 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, a fin de garantizar la
interconexión de todas sus oficinas y posibilitar el acceso por medios
electrónicos a los asientos registrales y a las copias electrónicas de los
documentos presentados.
Las disposiciones de creación de
registros electrónicos se publicarán en el Diario Oficial correspondiente y su
texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de
acceso al registro.
En todo caso, las disposiciones de
creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable
de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles.
En la sede electrónica de acceso al
registro figurará la relación actualizada de las solicitudes, escritos y
comunicaciones que pueden presentarse en el mismo así como, en su caso, la
posibilidad de presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a los que
se refiere la Ley.
Los registros electrónicos emitirán
automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del escrito,
solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de
presentación y el número de entrada de registro.
Podrán aportarse documentos que
acompañen a la correspondiente solicitud, escrito o comunicación, siempre que
cumplan los estándares de formato y requisitos de seguridad que se determinen
en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad.
Los registros electrónicos generarán
recibos acreditativos de la entrega de estos documentos que garanticen la
integridad y el no repudio de los documentos aportados.
Los registros electrónicos se regirán,
a efectos de cómputo de los plazos imputables tanto a los interesados como a
las Administraciones Públicas, por la fecha y hora oficiales de la sede electrónica
de acceso, que deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para
garantizar su integridad y figurar visible.
Los registros electrónicos permitirán
la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del
año durante las veinticuatro horas.
A los efectos del cómputo de plazo
fijado en días hábiles o naturales, y en lo que se refiere a cumplimiento de
plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá
realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una
norma permita expresamente la recepción en día inhábil.
El inicio del cómputo de los plazos
que hayan de cumplir los órganos administrativos y entidades de derecho público
vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el propio registro o,
en su caso, por la fecha y hora de entrada en el registro del destinatario.
En todo caso, la fecha efectiva de
inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el escrito,
solicitud o comunicación.
Cada sede electrónica en la que esté
disponible un registro electrónico determinará, atendiendo al ámbito
territorial en el que ejerce sus competencias el titular de aquella, los días
que se considerarán inhábiles a los efectos anteriores.
En todo caso, no será de aplicación a
los registros electrónicos lo dispuesto en el artículo 48.5 de la Ley 30/1992,
de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común.
4. EL
REGIStRO GENERAL dE ENtRAdA dEL AyuNtAMIENtO dE GIJóN. REGIStRO GENERAL y
REGIStRO AuXILIARES. dESGLOSE dE dOCuMENtOS
4.1. REGISTRO GENERAL Y REGISTROS
AUXILIARES
4.1.1. Régimen jurídico
Como hemos visto, el art. 38 de la Ley
30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y del Procedimiento Administrativo Común dispone que los órganos
administrativos llevarán un registro general en el que se hará el
correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que
se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el
mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros
órganos o particulares.
Los órganos administrativos podrán
crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia
organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de
escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro
general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.
Los asientos se anotarán respetando el
orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e
indicarán la fecha del día de la recepción o salida. Concluido el trámite de registro,
los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y
a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que
hubieran sido recibidas.
Los registros generales, así como
todos los registros que las Administraciones públicas establezcan para la
recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos
administrativos, deberán instalarse en soporte informático.
El sistema garantizará la constancia,
en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su
naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación
del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano
administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del
escrito o comunicación que se registra.
Asimismo, el sistema garantizará la
integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en
los restantes registros del órgano administrativo.
Cada Administración pública
establecerá los días y el horario en que deban permanecer abiertos sus
registros, garantizando el derecho de los ciudadanos a la presentación de documentos
previsto en el artículo 35.
Podrán hacerse efectivas además de por
otros medios, mediante giro postal o telegráfico, o mediante transferencia
dirigida a la oficina pública correspondiente, cualesquiera tributos que haya
que satisfacer en el momento de la presentación de solicitudes y escritos a las
Administraciones públicas.
Las Administraciones públicas deberán
hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas de registro
propias o concertadas, sus sistemas de acceso y comunicación, así como los
horarios de funcionamiento.
4.1.2. Registros comunes, obtención de
copias y desglose de documentos
Las solicitudes, escritos y
comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones
públicas podrán presentarse:
a) En los registros de los órganos
administrativos a que se dirijan.
b) En los registros de cualquier
órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado, a
la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, a la de cualquier
Administración de las Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos Insulares,
a los Ayuntamientos de los Municipios de Gran Población o a la del resto de las
entidades que integran la Administración Local si, en este último caso, se
hubiese suscrito el oportuno convenio.
c) En las oficinas de Correos, en la
forma que reglamentariamente se establezca.
d) En las representaciones
diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
e) En cualquier otro que establezcan
las disposiciones vigentes.
Mediante convenios de colaboración
suscritos entre las Administraciones públicas se establecerán sistemas de
intercomunicación y coordinación de registros que garanticen su compatibilidad
informática, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y
de las solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos que se presenten en
cualquiera de los registros.
Para la eficacia de los derechos
reconocidos en el artículo 35.c) de esta Ley (los ciudadanos tienen derecho a
obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con
los originales, así como a la devolución de estos, salvo cuando los originales
deban obrar en el procedimiento) a los ciudadanos, estos podrán acompañar una
copia de los documentos que presenten junto con sus solicitudes, escritos y
comunicaciones.
Dicha copia, previo cotejo con el
original por cualquiera de los registros a que se refieren los puntos a) y b)
del apartado anterior, será remitida al órgano destinatario devolviéndose el
original al ciudadano. Cuando el original deba obrar en el procedimiento, se
entregará al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por los registros
mencionados y previa comprobación de su identidad con el original.
4.1.3. Documentos electrónicos
Los documentos administrativos en
soporte electrónico producen los mismos efectos que los expedidos en soporte
papel siempre que incorporen una o varias firmas.
El Código de Verificación Electrónica
consiste en un conjunto de caracteres que identifican de forma única cualquiera
de los documentos electrónicos que se generen en el Ayuntamiento de Gijón. Este
código se encuentra impreso en cada uno de los documentos.
Cualquier copia realizada en papel de
los originales electrónicos tendrá consideración de copia auténtica si incluye
el Código de Verificación Electrónica. Permite contrastar la autenticidad de
cualquier documento administrativo municipal firmado electrónicamente e impreso
en papel mediante el cotejo con el documento electrónico original.
El contenido de los documentos
electrónicos se podrá imprimir en soporte papel y la firma manuscrita será
sustituida por un código de verificación generado electrónicamente, que permite
comprobar su autenticidad accediendo al servicio disponible en la de esta sede
electrónica o, directamente, a través de la validación del documento
electrónico.
Para obtener el documento original,
firmado electrónicamente, sólo se necesita introducir el Código Electrónico de
Verificación y el NIF o CIF de la persona interesada.
4.2. EL REGISTRO GENERAL DE ENTRADA
DEL AYUNTAMIENTO DE GIJÓN
4.2.1. Concepto
El procedimiento tramitado a través
del Registro General de Entrada consiste en la recepción de solicitudes,
escritos y comunicaciones dirigidos a la Administración Municipal.
Mediante este servicio se reciben
solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos al Ayuntamiento, Empresas
Municipales y Organismos Autónomos dependientes, expidiendo los recibos
justificativos de presentación.
Se digitaliza la documentación
aportada (en el caso de digitalización en línea los originales en soporte papel
se devuelven junto con el justificante). Una vez incorporada la documentación
digitalizada, la anotación es derivada a las unidades tramitadoras destinatarias
de la solicitud por medios electrónicos.
Se debe presentar el formulario de
propósito general junto con la documentación requerida en el procedimiento
objeto de la solicitud a través:
a) De la Oficina Virtual. La Ordenanza
Municipal de Administración Electrónica preceptúa que la Oficina Virtual es
parte integrante de la Sede Electrónica y el canal de acceso a los servicios
electrónicos del Ayuntamiento de Gijón.
b) En los Cajeros Ciudadanos equipados
con buzón de documentos.
El año 2004 el Ayuntamiento puso en
marcha el Plan Gijón @cerca, en el que agrupaba un conjunto de actuaciones
encaminadas a impulsar el uso de la administración electrónica y cuyo objetivo
era el de mejorar la calidad y aproximar los servicios municipales al
ciudadano.
Desde el Ayuntamiento se buscan
canales alternativos para la prestación de los servicios, a través de los
cuales los ciudadanos pudieran beneficiarse de las nuevas tecnologías; sin
limitación de horarios, sin grandes desplazamientos y sin colas y que acercasen
la tecnología a los ciudadanos mediante el uso de dispositivos informáticos.
un instrumento importante para
conseguir los fines propuestos por Gijón @cerca, y que tuvo un gran éxito de
utilización por parte de los ciudadanos, fue la implantación de una red de
cajeros automáticos, que en la actualidad cuenta con 20 unidades, distribuidos
por la ciudad de forma que más del 90% de la población, cuenta con un cajero a
menos de 1.000 metros de su domicilio.
Los cajeros ciudadanos permiten a la
ciudadanía obtener servicios municipales, en forma de autoservicio, permitiendo
ampliar los horarios de atención y la proximidad.
c) En las Oficinas de Atención al
Ciudadano.
4.2.2. El Registro electrónico del
Ayuntamiento de Gijón
La normativa aplicable al Registro
Electrónico del Ayuntamiento de Gijón es la siguiente:
– Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento
administrativo común.
– Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
– Ordenanza Municipal de
Administración Electrónica, aprobada por el Ayuntamiento en Pleno de 12 de
febrero de 2010.
– Resolución de la Alcaldía, de 3 de
marzo de 2010, por la que se determina el procedimiento para el tratamiento y
tramitación de escritos y solicitudes presentados en el Registro Electrónico.
El Registro Electrónico sirve para
presentar solicitudes, escritos o comunicaciones relativos a los procedimientos
y asuntos que sean competencia municipal. Su uso es de carácter voluntario.
Además de presentar la solicitud
normalizada se pueden aportar documentos que la acompañen, adjuntando al
formulario electrónico los documentos en formato electrónico con la extensión
.pdf.
El Registro electrónico está operativo
las 24 horas del día, durante todos los días del año, excepto las
interrupciones que sean necesarias por razones técnicas.
Para utilizar el Registro Electrónico
se precisa acreditar la identidad de la persona física o jurídica que realiza
la solicitud y es necesario darse de alta como usuario de la Oficina Virtual y,
aceptando, en el primer acceso, sus términos de uso.
La identidad se acredita con la
Tarjeta Ciudadana del Ayuntamiento, tanto para personas físicas como jurídicas,
o del DNI electrónico. Igualmente, existen una serie de servicios electrónicos
que permiten su utilización sin la acreditación de la identidad.
El Registro Electrónico de recepción
de documentos emite automáticamente un justificante de la recepción de la
solicitud presentada, al que se puede acceder, consultar e imprimir desde la
Oficina Virtual municipal, autenticando los datos de registro que se le asignen
(número de anotación, descripción del asunto, documentos presentados, día y
hora de la presentación).
Cuando por razones técnicas se prevea
que el registro no puede estar operativo, se informará de ello a los usuarios
con la máxima antelación posible y mientras dure esta situación. Esta información
se hará pública en la sede electrónica.
La Administración Municipal eliminará
aquellos documentos o solicitudes que supongan un riesgo para la seguridad del
sistema. En ese caso, no se tendrá por presentado el documento o solicitud
comunicándose a la persona interesada la eliminación del mismo.
A los efectos de cómputo de plazo
fijado en días hábiles o naturales, y en lo que se refiere a cumplimiento de
plazos por los interesados, se actuará en el siguiente sentido:
– La fecha y hora de referencia serán
los vigentes en el momento de la recepción o salida de la correspondiente
solicitud, escrito o comunicación, en o desde el sistema de información que dé
soporte al Registro Electrónico.
– La entrada de solicitudes, escritos
y o/comunicaciones recibidas en días inhábiles se entenderán efectuadas en la
primera hora del primer día hábil siguiente. A estos efectos, constará en el
asiento de entrada correspondiente la fecha y hora en que efectivamente se ha
recibido la solicitud, escrito o comunicación presentada pero se indicará en el
mensaje de confirmación las cero horas y un minuto del siguiente día hábil.
– Se podrá dar salida, a través del
Registro Electrónico, a escritos o comunicaciones resultantes de actuaciones
administrativas automatizadas en día inhábil.
– Se consideran días inhábiles, a
efectos del Registro Electrónico de la Administración Municipal, los
establecidos como días festivos en el calendario oficial de fiestas laborales
de la Comunidad Autónoma del Principado de Asturias y de fiestas locales de
este Municipio. Este calendario está publicado en la sede electrónica.
4.2.3. La Resolución por la que se
regula el procedimiento para el tratamiento y tramitación de los escritos y
solicitudes presentados en el Registro Electrónico
Antecedentes
Primero. La Ley 11/2007, de 22 de
junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos,
establece que las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para
la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. Igualmente,
dispone que en cada Administración Pública existirá, al menos, un sistema de
registro electrónico suficiente para recibir todo tipo de solicitudes y
comunicaciones dirigidas a dicha Administración Pública.
Segundo. En cumplimiento de estas
previsiones legales, se ha tramitado la Ordenanza de Administración
Electrónica, aprobada definitivamente por el Ayuntamiento Pleno en sesión de 12
de febrero de 2010, Ordenanza que, en su art. 22, crea expresamente el Registro
Electrónico del Ayuntamiento y regula su funcionamiento.
Tercero. En la Ordenanza indicada se
establece que en el Registro Electrónico Municipal se podrán presentar
solicitudes, escritos o comunicaciones relativos a los procedimientos y asuntos
que sean competencia municipal, posibilitando que se aporten documentos que
acompañen a las mismas, regulándose en la propia Ordenanza tanto el cómputo de
plazos como el régimen de funcionamiento del Registro Electrónico, si bien se
precisa aprobar el procedimiento para el tratamiento y tramitación de los
escritos y solicitudes que en dicho registro se presenten.
Fundamentos de derecho
Primero. El art. 24 de la Ley 11/2007,
de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios
públicos preceptúa que las Administraciones Públicas crearán registros
electrónicos, estableciendo en su art. 25 los requisitos para su creación y
funcionamiento.
Segundo. La Ordenanza Municipal de
Administración Electrónica, aprobada definitivamente por el Ayuntamiento Pleno
en sesión de 12 de febrero de 2010, es la disposición de creación del Registro
Electrónico Municipal, disposición que, en su art. 22, establece el régimen de
funcionamiento y el cómputo de plazos y faculta a la Alcaldía para aprobar el
procedimiento para el adecuado tratamiento y tramitación de los escritos y
solicitudes presentados en el registro electrónico y la apertura de nuevos
canales que permitan la utilización del registro electrónico en los términos
regulados en dicha ordenanza.
Tercero. Corresponde a la Alcaldía las
funciones para dictar bandos, decretos e instrucciones en virtud de lo
dispuesto en el art. 124.4 g) de la Ley 7/85, de 2 de abril, Reguladora de las
Bases del Régimen Local según redacción dada por la Ley 57/2003, de 16 de
diciembre, de Medidas para la Modernización del Gobierno Local.
Visto el expediente de razón, la
Alcaldía,
RESuELVE
Primero. Aprobar el procedimiento para
el adecuado tratamiento y tramitación de los escritos y solicitudes presentados
en el Registro Electrónico Municipal, procedimiento que se detalla como anexo a
la presente propuesta de resolución.
Segundo. Ordenar la publicación de la
Resolución y el anexo que la acompaña en el Boletín Oficial del Principado de
Asturias y en la Sede Electrónica Municipal.
Lo resolvió la Alcaldía en el día de
la fecha, de lo que yo, Secretaria General de este Ayuntamiento, doy fe.
Gijón/Xixón, a 3 de marzo de 2010. La
Alcaldesa. La Secretaria General. 8.886.
ANEXO A LA RESOLUCIÓN DE LA ALCALDÍA
PARA LA DETERMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO Y TRAMITACIÓN DE
LOS ESCRITOS Y SOLICITUDES PRESENTADOS EN EL REGISTRO ELECTRÓNICO
En cumplimiento del art. 22.1,
apartado g) de dicha Ordenanza, corresponde a la Alcaldía la aprobación del
procedimiento para el adecuado tratamiento y tramitación de los escritos y
solicitudes presentados en el registro electrónico, procedimiento que se
concreta a continuación.
Primero. Régimen de responsabilidad,
tratamiento y tramitación:
La gestión tecnológica del registro
electrónico corresponderá a la Dirección del área de Organización, Recursos
Humanos y Sistemas de Información que la ejercerá a través del Servicio de Sistemas
de Información.
La Secretaría General será responsable
de coordinar y supervisar los aspectos sobre el funcionamiento general del
registro electrónico y del seguimiento de las actuaciones a realizar por el encargado
de gestión.
El encargado de la gestión y
tratamiento de las solicitudes, escritos, documentos y comunicaciones
presentados a través del registro electrónico será el Servicio de Relaciones
Ciudadanas quien velará por el traslado y derivación por medios electrónicos de
la anotación electrónica practicada, a los órganos competentes para tramitar o
resolver el procedimiento de que se trate, y por la comunicación al interesado
de la inadmisión de aquellos escritos o solicitudes que, en su caso, proceda.
Asimismo, los órganos y unidades
orgánicas destinatarios de los asientos registrales serán responsables de
acceder a su contenido y de tramitar y resolver los escritos, documentos y
solicitudes presentados a través del registro electrónico que se remitan desde
el Servicio de Relaciones Ciudadanas.
Corresponde a la Secretaría General la
adecuación y propuesta de modificaciones en los formularios electrónicos
normalizados que resulten precisos para la presentación de escritos a los que
se refiere el art. 22.1 de la Ordenanza Municipal de Administración
Electrónica, que deberán ser aprobados por Resolución de la Alcaldía y
publicados en el Boletín oficial del Principado de Asturias y en la sede
electrónica municipal.
Segundo. Formularios y documentos
admisibles:
El registro electrónico contará con un
formulario electrónico de propósito general a utilizar para la presentación de
escritos, solicitudes, recursos y la aportación documentación.
Este formulario permite aportar
documentación complementaria en formato electrónico incluyendo copias
digitalizadas conforme al art. 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
Para facilitar la aportación de la
información necesaria para la tramitación de cada procedimiento, en la sede
electrónica se irán publicando los modelos normalizados en formato PDF que se
deberán incorporar al formulario electrónico de propósito general como
documentación electrónica complementaria en función de la materia objeto de
solicitud.
Por razones técnicas y operativas, la
extensión máxima de los documentos que se incorporen al formulario electrónico
de propósito general a presentar en una sola sesión se limita a 20 MB, si bien
podrá ser ampliado en función de la capacidad de procesamiento y archivo
electrónico.
La aportación de documentación
complementaria que se realice en el registro electrónico a través del
formulario electrónico de propósito general, o de aquellos formularios
específicos para cada servicio que se aprueben al efecto, en un momento
posterior, ya sea por las razones técnicas aludidas en el párrafo anterior o de
otra índole, se llevará a cabo mediante una nueva presentación que incluirá la
referencia al número o código de registro individualizado que dio lugar a su
iniciación al objeto de facilitar su identificación.
La presentación de solicitudes,
escritos o comunicaciones dirigidos a órganos de entidades dependientes de otras
Administraciones Públicas se tendrá por no realizada. En tal caso, por el Servicio
de Relaciones Ciudadanas, se comunicará posteriormente al interesado tal
circunstancia por medios electrónicos y en caso de disponer de la información
oportuna, se informará sobre el sitio electrónico donde puede encontrar la
referencia de los registros y lugares habilitados para su presentación.
Tercero. Creación, normas de
funcionamiento y cómputo de plazos del registro electrónico:
El art. 22 de la Ordenanza Municipal
de Administración Electrónica, de conformidad con los arts. 24.1 y 25 de la Ley
11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios
públicos, crea el registro electrónico y regula el cómputo de plazos y el
régimen de funcionamiento del mismo.
El registro electrónico municipal
forma parte de los servicios electrónicos incorporados en la oficina virtual
municipal regulada en el art. 21 de la Ordenanza de Administración Electrónica
y que es parte integrante de la sede electrónica municipal. El acceso y
utilización se encuentra regulado en el art. 21.2 de dicha Ordenanza.
Al registro electrónico municipal se
accede desde la oficina virtual municipal y desde los cajeros ciudadanos
instalados en los centros municipales integrados de El Llano, La Arena y el
Edificio Administrativo Antiguo Hogar Materno Infantil y en aquellos otros que
en un futuro así se determine por Resolución de la Alcaldía de acuerdo con el
art. 21.3 de la Ordenanza Municipal de Administración Electrónica.
Cuarto. Protección de datos y
responsabilidad:
En aplicación del artículo 5 de la Ley
Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter
Personal, se informa que los datos de carácter personal que se faciliten en el
registro electrónico municipal quedarán registrados en el fichero de
titularidad del Ayuntamiento de Gijón denominado expedientes administrativos
comunes, cuya finalidad es la gestión y registro de toda la información sobre
los expedientes administrativos tramitados, inscrito en el Registro General de
Protección de Datos de la Agencia Española de Protección de Datos
(http://www.agpd.es). El órgano responsable del fichero es la Dirección General
de Servicios del Ayuntamiento de Gijón y la dirección donde el/la interesado/a
podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición,
ante el Servicio de Relaciones Ciudadanas, es calle Cabrales, n.º 2,
33201-Gijón (Asturias).
Los usuarios del registro electrónico
asumen con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia, de los
mecanismos necesarios para su autenticación en el acceso a los servicios
prestados mediante administración electrónica, el establecimiento de la
conexión precisa y la utilización de los medios de identificación, de acuerdo
con el art. 19 de la Ordenanza Municipal de Administración Electrónica, así
como de las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o
negligente de los mismos. Igualmente, serán responsabilidad del usuario la
adecuada custodia y manejo de los ficheros que le sean devueltos por el
Registro Electrónico Municipal como acuse de recibo.
Los departamentos y organismos
municipales destinatarios de los escritos presentados en el Registro
Electrónico Municipal velaran por la adecuada custodia y manejo de los correspondientes ficheros.
5. LOS
dOCuMENtOS dE ARChIvO y SuS CARACtERíStICAS. ORGANIzACIóN dE ARChIvOS:
CLASIfICACIóN, ORdENACIóN y dESCRIPCIóN. EL ARChIvO dE GEStIóN: CONCEPtO,
fuNCIONES y ORGANIzACIóN
5.1. REGISTRO DE DOCUMENTOS
Se entiende por documento en papel
toda declaración de voluntad, conocimiento o deseo de persona física o
jurídica, o escrito o comunicación oficial de un órgano o unidad
administrativa, manifestada por escrito en tal soporte material, y dirigida a
cualquier órgano de las Administraciones Públicas.
En función del grado de desarrollo de
los medios técnicos de que disponga la Administración, por lo que se refiere al
concepto de documento transmitido por medios electrónicos, informáticos o
telemáticos, se entenderá toda declaración de voluntad, conocimiento o deseo de
persona física o jurídica, o escrito o comunicación oficial de un órgano o
unidad administrativa, manifestada a través de cualquier soporte, por medios
electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad, conservación y, en su caso, la recepción, así como el
cumplimiento de las garantías y requisitos previstos en la normativa
específica.
Antes de abordar la función de
registro, haremos una pequeña referencia a cuáles son los documentos que se
pueden registrar y cuáles no serán objeto de registro:
1. Deberán ser registrados todos los
documentos que sean recibidos en las oficinas que realicen las funciones de
registro.
Aquellos documentos que deban ser
objeto de registro y vayan dirigidos personalmente a los empleados públicos o
deban ser recepcionados por éstos, se presentarán para su registro formal el
mismo día de recepción.
2. No serán objeto de registro:
– La documentación complementaria que
se acompañe al documento que es objeto de registro.
– Los documentos de naturaleza
publicitaria, comercial, informativa y análoga.
– Aquellos que carezcan absolutamente
de los requisitos mínimos legalmente establecidos.
– Los escritos administrativos o
comunicaciones oficiales que se transmitan entre órganos y unidades
administrativas a las que preste su servicio un mismo registro.
Cuando se deniegue el registro de un
documento, y a solicitud del interesado, la oficina donde se pretenda realizar
el registro, emitirá inexcusablemente una diligencia haciendo constar el
motivo, el peticionario, la naturaleza del documento, y la fecha y hora de
presentación, que será entregada al mismo quedando copia en la unidad.
La función de registro se llevará por
medios informáticos, debiendo estar las unidades que la realicen
interconectadas entre sí, constituyendo el Sistema de Registro Único de la
Administración.
Esta función se practicará a través de
un libro de entrada y un libro de salida de documentos.
Los registros han de cerrar cada día y
los asientos han de quedar ordenados cronológicamente según el orden de
presentación o salida de los documentos.
En cuanto a los lugares donde se
pueden presentar documentos en soporte papel, podemos citar los siguientes:
– En los registros de los órganos
administrativos a que se dirijan.
– En los registros de los órganos
administrativos de las Comunidades Autónomas.
– En los registros de los Organismos
Autónomos de ellas dependientes.
– En los registros de los órganos de
la Administración General del Estado.
– En los registros de las
Corporaciones Locales que hayan suscrito el correspondiente Convenio para
actuar como registro concertado.
– En las oficinas de correos, de
acuerdo con su normativa específica.
– En las representaciones diplomáticas
u oficinas consulares de España en el extranjero, conforme a su normativa.
5.2. EL DOCUMENTO DE ARCHIVO
El documento de archivo tiene ciertas
peculiaridades que lo diferencian del concepto de documento en general. Como se
ha visto anteriormente, se puede definir el documento (desde un punto de vista
genérico) como cualquier información fijada sobre un soporte.
El hecho de estar fijada en un soporte
da a la información la posibilidad de ser utilizada con posterioridad a su
primera transmisión, funcionando a modo de testimonio de un hecho determinado,
es decir, documentando ese hecho.
Si tenemos en cuenta que los
documentos propios de un archivo surgen de las actividades encaminadas a
administrar cualquier institución pública o privada e incluso de sujetos
individuales, se puede decir que la razón de su existencia no sólo consiste en
servir de soporte para la información que transmite, sino, sobre todo, se
utiliza como testimonio y prueba de la actividad llevada a cabo. Es decir, un
documento de archivo responde a la puesta por escrito de los actos
administrativos que sus productores realizan de acuerdo con distintos
procedimientos aplicados, y supone el testimonio material de esos actos.
Según el Diccionario de Terminología
Archivística (realizado por la Dirección de Archivos Estatales), “un documento
de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo
con unas características de tipo material y formal”. El documento de archivo
tiene unas características de tipo formal y material que lo diferencian del
concepto general de documento:
– La génesis u origen de los
documentos de archivo: se producen dentro de un proceso natural de actividad,
surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno
a él. Es decir, el documento de archivo nace dentro del proceso natural de las
actividades llevadas a cabo por personas físicas o jurídicas, son por lo tanto
el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor. La
finalidad de su origen es servir como prueba testimonial y material de la
actividad encomendada, por ello el conjunto de documentos de un archivo refleja
siempre el contexto en el que se desarrollaron las actividades encaminadas a
administrar las funciones de los diferentes órganos productores.
– El carácter seriado: los documentos
se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series
(correspondencia, actas...). Como son reflejo de las actividades llevadas a
cabo por diferentes órganos productores y éstas se prolongan a lo largo del
tiempo, la documentación de un archivo está constituida por series, de las
cuales, cada una responde a la función específica realizada por un determinado
sujeto productor. Por otra parte, a los documentos de un archivo no se les
puede considerar como piezas aisladas o documentos sueltos (como ocurre con los
libros), ya que su existencia viene determinada por pertenecer a un conjunto
documental (= la unidad archivística o expediente), que responde a la
materialización de una actividad concreta.
– La exclusividad: cada documento de
archivo, aunque responde a la actividad concreta de un sujeto productor, se
refiere a un asunto o persona diferente. La información de cada uno nunca es
idéntica a otro, es decir, es exclusiva.
– Su unicidad o condición de
originales: otra de las características del documento de archivo es que son
ejemplares únicos y originales a diferencia de los ejemplares múltiples
(editados o reprografiados). Al ser creados como soporte material del acto administrativo
llevado a cabo por un órgano como prueba o testimonio fehaciente del mismo,
contienen los elementos de validación necesarios mediante la incorporación de
signos y marcas (firma o rúbrica de su autor, sellos, registros, etc.). Su
condición de únicos viene definida además por la reunión de tres aspectos:
a) Su integridad: debe estar íntegro o
completo, no le debe faltar ninguna de sus partes tanto las que se refieren a
sus caracteres externos (soporte, formato, etc.) como internos (autor, fecha, asunto).
b) Su autenticidad: significa
constancia fehaciente de la autoría del acto (lo cual es distinto de la
veracidad, es decir, que sea cierto, porque puede ser falso aunque sea
auténtico).
c) Su ingenuidad o forma: el documento
único puede tener la condición de borrador, copia u original, pero nunca será
un ejemplar múltiple (fotocopias, ediciones, etc.).
Todo documento de archivo, con
vigencia jurídica o sin ella, con valor histórico o sin él, es un documento
administrativo. Esta concepción engloba los documentos emanados por cualquier
organización, de carácter público o privado. El concepto de “documento
administrativo” puede tomarse en un sentido más restringido, referido sólo a
los documentos actuales de la Administración Pública.
5.3. CONCEPTO DE ARCHIVO
La Real Academia de la Lengua define
esta palabra como el conjunto de documentos archivados, al mueble o muebles que
los contienen y a la habitación o edificio utilizado con tal objeto. Desde el
punto de vista administrativo se entiende por archivo el conjunto orgánico de
documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por cualquier entidad
pública o privada, persona física o jurídica y conservados como garantía de
derechos, como fuente de información para la gestión administrativa y la investigación,
o con cualquier otro fin. Asimismo, se entiende por archivo aquella institución
cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar, comunicar y
difundir, por medio de técnicas apropiadas, dichos conjuntos de documentos para
el cumplimiento de los fines antes enumerados.
A) Con relación a la primera acepción
Se puede decir que archivo es un
conjunto de documentos que se guardan con objeto de conservarlos debidamente
ordenados de acuerdo con un criterio preestablecido de forma que cada uno ocupe
un lugar determinado.
Las normas de clasificación que
permiten ordenar un archivo deben cumplir estos requisitos:
a) Sencillez. Deben de ser fáciles de
recordar no sólo por los encargados del archivo, sino por todos los empleados
de la entidad, para facilitar a cualquiera de ellos la búsqueda de un documento.
b) Rapidez de localización. Cada
documento debe ocupar un lugar determinado dentro del archivo, permitiendo al
personal que lo busca ir directamente al lugar donde se encuentra.
c) Economía. La clasificación debe
evitar la existencia de material inútil, así como, de espacios vacíos, pues
esto conlleva un derroche innecesario.
En resumen, diremos que un archivo
cumplirá su función si es eficaz, es decir, si el documento buscado puede ser
encontrado con rapidez y facilidad.
B) La segunda acepción
Nos lleva a definir brevemente los
distintos componentes que forman un archivo y que son:
– Las carpetas. Son cartulinas
dobladas por la mitad de forma que en ellas puedan conservarse documentos,
poseyendo en su parte superior unos salientes denominados pestañas en los que
se indicará el nombre o número que le corresponde a cada carpeta.
Existen diferentes tipos de carpetas:
las individuales, las de grupos que poseen varios apartados para diferenciar
los documentos y las de suspensión, que en sus extremos poseen unos enganches
con los que se pueden suspender de unas guías existentes en los muebles que las
contienen.
– Las guías. Se da este nombre a una
cartulina gruesa que posee una pestaña y que se utiliza para separar los
distintos grupos o subgrupos realizados de acuerdo con el sistema de clasificación.
– Guías-falta. Son como las anteriores
pero en las pestañas llevan impresas de forma visible la palabra «falta»,
utilizándose para situarla en el lugar de una carpeta que ha sido retirada.
Poseen un rayado para anotar los documentos o carpetas retirados, así como la
persona y la fecha en que se hizo, con el fin de que éstos no se extravíen o
pierdan.
– Fichas. Son unas cartulinas de forma
rectangular y de un tamaño variable, dependiendo de su uso, en las que se hacen
anotaciones para ayudar a la búsqueda de un documento en el archivo.
– Ficheros. Son los muebles utilizados
para contener fichas y que van provistos de unos dispositivos denominados
compresores que evitan que éstas se dispersen.
– Bucks. Son archivadores anexos a la
mesa de trabajo, preparados para la instalación de carpetas o colgantes.
– Archivadores tipo Z. Son unas cajas
de cartón fuerte o plastificado que van provistos de unas anillas para sujetar
los documentos.
Están también los muebles pero de
éstos no hablaremos, pues existen diferentes tipos dependiendo de las
necesidades de cada entidad.
C) Con respecto a la tercera acepción
Conjunto de habitaciones o edificios,
se hablará después en las clases de archivos, pues dan lugar a una de sus
clasificaciones.
5.4. FUNCIONES DEL ARCHIVO
Las principales funciones y
actividades desarrolladas por los Archivos se pueden condensar en tres palabras
fundamentales, de contenido muy amplio, referidas lógicamente a los documentos
como elementos componentes de los archivos:
1. Recibir.
2. Conservar.
3. Servir.
5.4.1. Entrada en archivo
La primera de las funciones –Recibir–
consiste en la recepción, en las instalaciones del Archivo, de la documentación
tramitada y recibida por la institución u organismo titular del Archivo (p. ej.
un Ministerio, un Ayuntamiento, una empresa privada...). Las distintas oficinas
o dependencias productoras o receptoras de la documentación deberán remitir
para su custodia al Archivo aquellos documentos cuya tramitación esté
totalmente finalizada; a esta operación se la denomina Transferencia.
Las dependencias que transfieren
documentación al Archivo deberán tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
– Sólo se remitirá al Archivo los
documentos, libros y expedientes cuya tramitación esté concluida, es decir
cuando ya hayan cumplido la edad administrativa.
– Antes de la transferencia, se
deberán eliminar todos los elementos innecesarios, especialmente los duplicados
y las fotocopias inútiles.
– Salvo excepciones justificadas, sólo
se incluirán documentos en forma de originales.
– La documentación será transferida en
buen estado de conservación y ordenada correctamente.
Toda transferencia irá acompañada de
las correspondientes Hojas de Remisión de Fondos o relaciones de entrega, que
serán firmadas tanto por el responsable de la dependencia que envía la
documentación como por el archivero, tras la comprobación y cotejo de su
contenido. Las Hojas de Remisión, que deberán enviarse por triplicado,
contendrán al menos los siguientes datos: fecha, número de orden, descripción
de cada uno de los documentos y vigencia administrativa, más la referencia para
su localización (signatura), dato este último proporcionado por el Archivo.
Las transferencias pueden ser de dos
tipos:
a) Ordinaria o Directa: es la
realizada normalmente en archivos, como el acto final de todo el procedimiento
administrativo, consistente en la recepción de la documentación de tramitación
concluida procedente de las diferentes dependencias administrativas, acompañada
de sus correspondientes hojas de remisión.
b) Extraordinaria o Indirecta: es la
que permite la recepción de documentación al margen del procedimiento regular u
ordinario, es decir la documentación ingresa mediante compra, donación,
depósito (mediante el que sólo se cede el uso, no la propiedad) o devolución.
5.4.2. Conservar
La función de Conservar la
documentación transferida se traduce básicamente en la necesidad de custodiarla
en las mejores condiciones, es decir garantizando la mayor seguridad y en el
orden más adecuado. A efectos prácticos, estos dos principios de conservación
pueden ejemplificarse en las siguientes medidas:
a) Adopción de medidas destinadas a
asegurar la perdurabilidad material de los documentos:
– Mantenimiento y control de las
instalaciones del Archivo: estado de los edificios, instalaciones eléctricas,
estanterías ...
– Medidas preventivas contra los
diversos factores de deterioro, destrucción o desaparición de los documentos:
control de humedad y temperatura, sistemas anti-incendio y antirrobo,
aplicación de procesos de desinsectación ...
– Restauración de documentos
deteriorados.
– Reproducción de la documentación más
significativa, deteriorada o consultada.
b) Aplicación de los criterios y
métodos de organización documental (clasificación y ordenación), según las
normas de la teoría archivística, que serán analizados en el tema siguiente.
Sólo así podrá considerarse con propiedad que existe realmente un Archivo y no
un simple conjunto almacenado de papeles y otros materiales. Bajo esta
condición, conviene indicar que sólo puede conservarse, en el sentido amplio de
este término, lo que previamente está organizado, remitiéndonos de esta manera
al segundo principio que considerábamos en el epígrafe sobre la definición de
Archivo (principio de orden).
5.4.3. Salida en archivo
La última función, la de Servir, la
del servicio a la Administración y a la Sociedad en general, podemos
considerarla como el objetivo final de los Archivos, al menos de los archivos
públicos. Esta función de servicio consiste especialmente en la capacidad del
Archivo para facilitar información extraída de sus propios fondos documentales.
En el desarrollo de esta función podemos englobar las siguientes actividades:
a) Descripción de los fondos
documentales integrados en un Archivo, mediante la elaboración de los
denominados instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos,
índices...), que facilitarán el acceso y conocimiento apropiado de la
documentación a sus posibles usuarios. Según Heredia Herrera, la descripción,
como conjunto de operaciones que sirve de intermediario entre los documentos y
sus usuarios, persigue dos objetivos: dar información a los demás y facilitar
el control al archivero.
b) Comunicación de la información
contenida en los documentos a los tres tipos de usuarios de los archivos
públicos: la propia Administración, que produce o recibe los documentos; los
ciudadanos, sujetos de derechos y deberes para con la Administración y, en
tercer lugar, los investigadores. En la comunicación documental existen
derechos e intereses en conflicto. De una parte está el de la libertad de la
investigación histórica, cada día más amplia, y el derecho genérico de los
ciudadanos al acceso de archivos y registros públicos; de otra, el secreto de
la Administración Pública en los términos que impone la legislación vigente,
sobre todo en la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, cuya gestión, por otro lado,
ha de ser lo más transparente posible; y, por último, el derecho a la intimidad
de las personas, señalado en la Constitución Española como un derecho básico de
los ciudadanos.
Esta actividad comunicativa genérica
se plasma, en el campo de los archivos, en una serie de servicios, los más
importantes de los cuales son los siguientes:
– Préstamo. En los archivos públicos,
este servicio sólo puede ser solicitado por la propia Administración, que
necesita la consulta de la documentación para su estudio de cara a una
determinada resolución administrativa. Para controlar la salida de documentos
objeto de préstamo es imprescindible que la oficina solicitante cumplimente un
impreso normalizado denominado Hoja de Préstamo, en el que se deben indicar los
elementos fundamentales de identificación del documento, y que en el Archivo se
lleve correctamente un Libro Registro de Salida de Documentos, donde se anotará
la fecha de salida, identificación del solicitante, descripción del documento y
fecha de devolución.
– Consulta. En este segundo caso, la
documentación es utilizada en las propias instalaciones del Archivo. La
consulta puede ser efectuada por los tres tipos de usuarios que mencionábamos
anteriormente. Igual que para los préstamos, las consultas deben registrarse
puntualmente en el Archivo. Si su número no es excesivamente amplio, bastará
con anotarlas en el mismo Libro Registro de Salida de Documentos, aunque
distinguiéndolas de los préstamos. Cuando el número de usuarios sea apreciable,
se deberá abrir un expediente a cada uno de ellos, indicándose los datos personales,
tema de investigación, anotaciones de peticiones de consulta o de reproducción,
etc... Como indicábamos más arriba, en la actualidad, el problema más grave
planteado en este servicio es la delimitación del acceso a la consulta de los
documentos de archivos públicos.
La legislación vigente, desde la
Constitución a la Ley de Patrimonio Histórico Español de 1985 y la mencionada
Ley 30 de 1992 de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo, imponen unas
restricciones basadas en el carácter confidencial de ciertos documentos: sobre
todo, los que puedan entrañar riesgos para la seguridad y defensa del Estado, o
bien que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o
de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad, intimidad e imagen
de las personas; los que se refieran a materias protegidas por el secreto comercial
o industrial o a actuaciones derivadas de la política monetaria, etc ...;
igualmente, se limita el derecho de acceso de los particulares en los casos en
que pueda verse afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios
públicos.
– Reproducción de documentos. Los
procedimientos más habituales son la fotocopia, la fotografía y el microfilm.
En algunos archivos se está ya utilizando el disco óptico, aunque su uso no es
muy frecuente. Las restricciones para la reproducción son similares a las contempladas
en el epígrafe anterior. La realización de un programa de reproducciones
sistemáticas debe ser prioritaria para la documentación de mayor significación
histórica o administrativa, para la más frecuentemente utilizada y consultada
y, sobre todo, para la que se encuentre en peor estado de conservación o difícilmente
accesible: las copias se convierten así en un ejemplar de seguridad para
salvaguardar la perdurabilidad de los originales.
– Certificaciones. Consiste en la
copia literal de documentos, autentificada por la persona o autoridad a la que
legalmente se le reconoce capacidad para dar fe de dicha copia, garantizando
así la misma validez y eficacia que los originales.
– Informaciones generales sobre
cualquier aspecto relativo al Archivo, al contenido de sus fondos o a su
funcionamiento, por escrito o por vía oral.
c) Difusión pública de las fuentes
documentales objeto de consulta e investigación, mediante la publicación de los
instrumentos descriptivos del Archivo, la edición de documentos con fines científicos
o didácticos, la organización de exposiciones culturales (donde los documentos
suelen ser muy utilizados para mostrar cualquier tipo de actividad humana),
visitas dirigidas y otras actividades pedagógicas, destinadas todas ellas a
facilitar el conocimiento de la documentación conservada en los Archivos y a
resaltar la riqueza cultural que contienen para el conjunto de la sociedad.
5.5. CLASES DE ARCHIVO
Teniendo en cuenta la amplitud del
concepto de Archivo, derivada a su vez de la propia amplitud y complejidad de
contenido que abarca el concepto de documento, son muchos los posibles
criterios que pueden plantearse a la hora de establecer clasificaciones o
tipologías de archivos. Estos criterios principales, aunque no los únicos, con
sus correspondientes clasificaciones, son los siguientes:
1. Según la categoría jurídica del
productor de la documentación, según se trate de entidades públicas o privadas,
podemos distinguir entre archivos públicos o privados, cuya diferencia fundamental
en el plano archivístico radica en el distinto tratamiento que adquiere la
tercera función de los archivos, es decir el servicio (p. ej. un archivo
municipal, cuyo productor es un Ayuntamiento, será un archivo público, mientras
que el de una empresa lo será privado).
2. Atendiendo a las funciones
desarrolladas por las entidades públicas o privadas que generan o generaron los
fondos archivísticos, así como los organismos o entidades de los que dependen,
podemos esbozar la siguiente clasificación. Entre los archivos públicos hay que
distinguir los estatales (dependientes de la Administración Central),
autonómicos (de las Administraciones Autonómicas), locales (de la
Administración Local, Ayuntamientos y Diputaciones), judiciales (de la Administración
de Justicia) o militares de la Administración Militar). Entre los privados,
podemos mencionar los archivos personales (generados por una persona
particular), los nobiliarios (procedentes de una casa señorial), los
eclesiásticos (de las instituciones de la Iglesia), de empresas o compañías
mercantiles, etc. A su vez, cada una de estas clases agrupa otra serie de
archivos bajo su misma denominación: así, dentro de los archivos del Estado,
podemos encontrar archivos tan dispares como los de los Ministerios, los de las
Cortes, los de las Audiencias Territoriales o Delegaciones de Hacienda o
archivos estrictamente históricos como los de Simancas o Indias; entre los
eclesiásticos distinguiríamos entre catedralicios, diocesanos, parroquiales, monacales,
etc.
3. Si consideramos el valor
predominante de la documentación custodiada y la finalidad de la misma, podemos
hablar entonces de archivos administrativos, en los que predomina el valor
primario y un uso de gestión o administrativo, y archivos históricos, donde
prevalece el valor secundario de los documentos para un uso cultural o de
investigación. En muchos casos, sobre todo en instituciones actuales de gran
tradición histórica, como ocurre con los Ayuntamientos, sus archivos suelen
contener simultáneamente los dos tipos que acabamos de señalar.
4. Según la edad de los documentos
conservados, podemos distinguir los archivos de gestión, intermedios e
históricos.
5. Atendiendo al ámbito territorial
sobre el que tiene jurisdicción el organismo productor de la documentación, se
puede considerar la existencia de archivos locales (p. ej. el de un
Ayuntamiento o de una empresa local), provinciales (p. ej. el de una Diputación
o Audiencia Provincial), regionales (p. ej. el de un Parlamento autonómico) y
generales (p. ej. el de un Ministerio o el de las Cortes).
6. Si consideramos la clase de
documentos, tendríamos los tradicionales archivos textuales, los audiovisuales
(p. ej. los de una cadena de televisión o de radio), cartográficos (p. ej. el
del Servicio Geográfico del Ejército) o informáticos (p. ej. una base de datos
estadísticos). Si, por el contrario, el elemento característico es la «materia»
específica de un conjunto de documentos, estamos hablando de los archivos
temáticos, cuya naturaleza artificiosa, más propia de las colecciones, no
responde estrictamente al concepto de archivo.
7. Según la posibilidad o no de
recibir transferencias documentales, en función de la permanencia o extinción
del organismo o entidad productora, puede hablarse finalmente de archivos
abiertos o cerrados. En cualquier caso, es difícil hablar de un archivo
totalmente cerrado pues siempre se pueden enriquecer sus fondos con
transferencias extraordinarias por medio de compras, donaciones o depósitos.
La combinación de las características
definidas en estos siete criterios principales nos permitirán definir con la
mayor precisión los principales rasgos de un archivo determinado. A modo de ejemplo,
podemos indicar que el Archivo General de Indias de Sevilla es un archivo
histórico de carácter público, de fondos cerrados, de titularidad estatal y
ámbito general (aunque en este caso excepcional cabría hablar de ámbito
intercontinental), cuyos documentos son textuales y gráficos. Normalmente, un
mismo archivo suele participar de varias de las características señaladas para
un mismo criterio de clasificación: por ejemplo, como ya indicamos antes, un
archivo municipal suele ser a la vez administrativo e histórico, pues puede
conservar documentación de muy amplia cronología, con finalidades bien
distintas.
5.6. ESPECIAL CONSIDERACIÓN DEL
ARCHIVO DE GESTIÓN
Al hablar de las edades de los
documentos vimos una primera fase prearchivística en que los documentos tienen
vigencia administrativa y cuya consulta es frecuente. El archivo de gestión, también
llamado de oficina, está formado por todos estos documentos recientes,
generalmente de cero a cinco años, de valor primario.
El tratamiento de la documentación de
los archivos de gestión consiste básicamente en:
– Iniciación en el registro general.
– Formación de expedientes.
– Clasificación.
– Ordenación.
– Recuperación de la información.
– Transferencia de fondos.
Los documentos de los archivos de
gestión dan testimonio, ofrecen información y tienen potencialmente valor
histórico.
En cuanto a los servicios que prestan
estos archivos diferenciamos el servicio a la Administración y el servicio a
los ciudadanos.
El servicio a la Administración que
pueden dar los archivos de gestión es la consulta directa, es decir, la
consulta del documento original, bien a través del préstamo a la Oficina
productora, bien en el propio archivo.
Por su parte, los archivos de gestión
prestarán a los ciudadanos un servicio de consulta indirecta. Esta sólo se
podrá hacer por los propios interesados o sus representantes y consiste en la
consulta de la fotocopia de un documento, la compulsa o certificación de la
misma y la información telefónica o por carta sobre el contenido de un
documento.
5.7. CRITERIOS DE ORDENACIÓN DEL
ARCHIVO
Al hablar anteriormente de las
funciones de los Archivos veíamos que la segunda de ellas, englobada en el
verbo conservar, tenía como finalidad dotar a los fondos de un Archivo de unas
adecuadas condiciones de seguridad y de orden. En base a esta doble finalidad,
ya indicamos que la función conservadora debía contemplarse desde una doble
perspectiva: una, referida a las medidas dirigidas a garantizar y mantener la
integridad física de archivos y documentos (instalaciones, prevención y
restauración, etc.) y, en segundo término, otra referida a la organización
documental (clasificación y ordenación). Ésta última se deriva también del
principio de conservación, pues sólo podemos conservar adecuadamente los
documentos si los tenemos organizados y controlados. La organización es previa
a la elaboración de los instrumentos descriptivos que nos permitirán la recuperación
de la información que contienen los documentos.
La idea de organización documental
está íntimamente vinculada al principio archivístico fundamental, aceptado
universalmente, conocido como principio de respeto al origen de los fondos o
principio de procedencia, según el cual los fondos documentales de los Archivos
deben conservarse manteniendo su organización original, no introduciendo
modificaciones ajenas a los procedimientos y trámites utilizados en ella.
Relacionado con el principio de procedencia está el de integridad de los
fondos, según el cual los documentos de un Archivo, para mantener su valor de
prueba e información, no deben sufrir fragmentaciones ni eliminaciones no
autorizadas ni la adición de elementos extraños de cualquier otra procedencia.
Basándose en estos principios
fundamentales, Heredia Herrera define la organización como el conjunto de
operaciones archivísticas que permite traducir a un fondo documental el estado
primigenio de su producción, crecimiento y evolución. P. López y O. Gallego la
definen como el conjunto de operaciones mediante las cuales se agrupan los
documentos individuales en unidades inteligibles y estas unidades entre sí a
fin de que puedan quedar relacionadas jerárquicamente.
Las dos operaciones fundamentales
incluidas bajo el término «organización» pueden definirse de la siguiente
manera:
– Clasificar consiste en separar o
dividir un conjunto de elementos (documentos) estableciendo clases o grupos
(secciones, subsecciones, series), de tal manera que puedan quedar integrados
dentro de un sistema orgánico y jerarquizado.
– Ordenar consiste en unir los
elementos (documentos) dentro de un grupo (serie) ya definido, de acuerdo a una
unidad-orden (fecha, alfabeto, número, tamaño) establecida de antemano.
Antes de proseguir en la
identificación y caracterización de estas dos operaciones que forman parte de
la organización documental, conviene precisar los términos que definen los
distintos tipos de agrupaciones documentales:
1. Fondo Documental: este término se
refiere a la totalidad de la documentación generada y recibida por una
institución o persona, que puede estar o no organizada, pero que constituye por
sí misma una unidad, independiente de otros fondos. (P. ej., en un Archivo
Municipal, además del propio «fondo municipal», pueden existir otros que se
conserven en el mismo archivo: fondo notarial, fondo con documentación
mobiliaria, fondo de colecciones facticias ...).
2. Sección: está constituida por los
documentos generados y recibidos por una división administrativa importante,
con una organización propia y precisa y unas funciones determinadas. A su vez,
la sección es susceptible de dividirse en subsecciones, que corresponderán a los
diferentes órganos o dependencias administrativas, con funciones y actividades
delimitadas y propias.
3. Serie: cada sección o subsección de
un archivo estará integrada por los documentos agrupados en series, como
resultado y testimonio de actividades concretas.
Cada serie documental, como ya vimos
en el tema anterior, suele responder a un mismo tipo documental, producto de
una tramitación administrativa común, con características e incluso asuntos o
materias similares.
4. Pieza Documental y Unidad Archivística:
cada una de las series descritas está a su vez integrada por las piezas
singulares o individualizadas («pieza documental», formada por un documento) o
las compuestas («unidad archivística», formada por un expediente). Estas
unidades archivísticas constituyen un todo en sí mismas, que no debe ser
separado bajo ningún concepto puesto que los documentos singulares que lo
integran nacieron y tienen sentido como parte del conjunto.
Volviendo a la clasificación y
ordenación, podemos señalar a continuación las principales diferencias básicas
entre ambas operaciones:
1. El término clasificación es
aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de un fondo; la
ordenación, en cambio, ha de realizarse sobre los documentos concretos (piezas
documentales o unidades archivísticas) de cada una de las series.
un fondo documental se divide, se
clasifica en secciones (según las distintas funciones u órganos de producción)
y éstas en series documentales (reflejo de las actividades en las que se
manifiesta cada órgano o función), con características tipológicas comunes.
Cada una de estas series, compuestas por documentos o expedientes concretos,
serán las que se ordenarán (cronológica, alfabética o numéricamente) según el
criterio decidido que mejor convenga al tipo de documentación con la que se
trabaja.
2. La clasificación exige una
actividad intelectual más profunda, ya que la determinación y definición de
secciones y subsecciones exigen un intenso conocimiento de la documentación, de
su proceso de gestión y de su evolución. La ordenación, en cambio, es una
operación más mecánica, una vez que se ha elegido la unidad-orden para una
serie determinada.
En definitiva, es fundamental
destacar, volviendo al principio de procedencia, que la clasificación no la
impone el archivero, sino que viene dada por la propia documentación, al
producirse ésta dentro de un organismo como resultado y testimonio de una
actividad determinada (producción seriada). El archivero ha de respetar el
orden serial originario, que es reflejo de un procedimiento administrativo
organizado; el bibliotecario, en cambio, cuyos materiales de trabajo suelen ser
las publicaciones impresas, que a su vez son producto de una actividad de tipo
cultural voluntaria, establece clasificaciones por materias, es decir que
utiliza agrupaciones temáticas impuestas por el contenido de los libros que
componen un fondo bibliográfico.
5.7.1. Clasificación
Ya hemos visto que una correcta
clasificación, aplicada sobre fondos archivísticos, viene derivada del propio
principio de procedencia o de respeto al origen de los documentos.
Tras un conocimiento y análisis
profundo, realizado sobre los propios documentos y sobre las fuentes legales e
históricas relacionadas con ellos, la clasificación nos permitirá ofrecer en un
cuadro jerarquizado los distintos órganos administrativos, así como las
actividades desarrolladas por cada uno de ellos, de la institución o entidad
que generó o recibió dichos documentos.
Con este planteamiento, se reconoce
que la producción documental es racional y normalizada y que los documentos son
el resultado material de las actividades desarrolladas por entidades o
instituciones que, a su vez, responden a una determinada organización, tienen
definidas sus funciones y persiguen unos objetivos o finalidades concretos.
Según el norteamericano T.
Schellenberg, los grupos y subgrupos resultantes de la clasificación podrán
reflejar, según la elección que se adopte, los siguientes conceptos:
– Los órganos y dependencias de la
institución o entidad que produce la documentación, es decir lo que hoy
conocemos como organigrama. Así tendremos una clasificación orgánica (p. ej. la
que pueden ofrecer los distintos servicios y dependencias administrativas de un
Ayuntamiento o una Diputación). La clasificación orgánica es preferible en los
archivos administrativos de instituciones vigentes, cuya documentación suele
reflejar fielmente el organigrama institucional.
– Las funciones y actividades
desarrolladas por una institución o entidad (p. ej. las que tiene encomendadas
un Ayuntamiento, independientemente de su correspondencia con órganos administrativos
concretos). Esta es la clasificación funcional, preferible a la orgánica cuando
se trata de fondos documentales de gran amplitud cronológica, puesto que las
funciones y actividades son más perdurables que los órganos o dependencias
administrativas, sujetos a múltiples variaciones a lo largo del tiempo.
La combinación de los dos criterios
mencionados, el orgánico y el funcional, suele ser muy utilizado en distintos
tipos de archivos al emplear una estructura de clasificación menos rígida, que
puede utilizar tanto conceptos orgánicos como funcionales.
Esta es la clasificación mixta u
orgánico-funcional.
Las materias o asuntos a los que hacen
referencia los documentos (p. ej., documentación que en un archivo se refieran
a guerras, catástrofes, edificios concretos, personalidades destacadas, etc.).
Ésta es la clasificación sistemática por materias (también llamada
«ideológica»). Aunque la aplicación de este criterio puede recomendarse para
ciertos casos, especialmente en colecciones y en fondos fragmentarios o
misceláneos, la clasificación por materias no es aconsejable en la gran mayoría
de los archivos, puesto que su uso implica la ruptura del principio de procedencia
y la desintegración de las series documentales. Mediante la aplicación de este
criterio de clasificación, relacionado con el método de clasificación utilizado
en las bibliotecas, una vez rotas las series orgánicas, su contenido se
distribuye según un código sistemático de materias, elaborado previamente.
Las divisiones en grupos y subgrupos
documentales, resultantes de la aplicación de criterios de clasificación,
deberán tener su plasmación en el denominado cuadro de clasificación de fondos,
que no es sino el esquema que refleja jerárquicamente las agrupaciones
documentales (secciones, subsecciones, series) derivadas de los órganos o
funciones de una institución o entidad en el desarrollo de su gestión. En estos
cuadros de clasificación, las secciones y subsecciones, las agrupaciones
documentales mayores, manifiestan los órganos y funciones fundamentales, mientras
que las series documentales hacen referencia a tipos documentales concretos
como testimonio de actividades concretas.
El cuadro de clasificación tiene que
mantener, siempre que sea posible, el principio de procedencia y reflejar en
todo momento el origen de la producción documental. El análisis profundo de las
series documentales, en cuanto que ya descendemos a tipos documentales palpables
y concretos, será la condición imprescindible para adscribir correctamente la
documentación dentro de un cuadro de clasificación. Asimismo, el análisis de
series nos permitirá comprobar la existencia de tipos documentales similares en
archivos similares, que requerirán, pues, un cuadro de clasificación válido
para los de la misma clase.
5.7.2. Ordenación
Dentro de la organización de Archivos,
la ordenación es la segunda operación archivística, que siempre debe llevarse a
cabo con posterioridad a la clasificación. Consiste básicamente en unir los
elementos (documentos) dentro de un conjunto (la serie documental), de acuerdo
a una unidad-orden establecida de antemano. La ordenación relaciona los
documentos entre sí y proporciona a cada uno de ellos una situación determinada
un número de orden dentro de las unidades de instalación, es decir dentro de
los legajos, libros o cajas que contienen documentos.
En el trabajo archivístico, una vez
que hemos establecido la clasificación de los documentos de un fondo o de una
sección, atendiendo a los órganos o funciones de la entidad productora, deberemos
proceder a fijar el orden de los documentos integrados en las distintas series
documentales. un documento determinado, dentro de su serie, tendrá una
localización determinada en relación a los otros de su misma serie en función
del tipo de unidad-orden seleccionada.
Los diversos tipos de ordenación que
existen están en función de la unidad-orden elegida para determinar dicha
ordenación. Las unidades de orden y los tipos de ordenación son los siguientes:
– Si se elige como unidad la fecha de
los documentos, tendremos la ordenación cronológica.
– Si se ordena utilizando una palabra
que pueda identificar a cada documento, tendremos la ordenación alfabética.
– Si se elige un número como
unidad-orden, estaremos ante la ordenación numérica. La elección de un tipo de
ordenación vendrá determinada por las características de las series
documentales. En cualquier caso, la ordenación seleccionada deberá facilitar al
máximo la recuperación del tipo de información contenida en los documentos, así
como su instalación y localización en los depósitos. En la práctica, en muchos
casos hay que combinar dos tipos de ordenación, utilizando así una ordenación
mixta (p. ej. en la correspondencia de un organismo, el orden principal será el
alfabético, que corresponde a los nombres de los destinatarios, y dentro de
cada uno de éstos el orden secundario será el cronológico, establecido por las
fechas de los documentos).
5.7.2.1. Ordenación cronológica
Es el tipo de ordenación más utilizado
en la organización de Archivos, puesto que se puede aplicar a múltiples series
documentales comunes a muchos archivos (p. ej. presupuestos, actas, registros,
padrones...). La fecha de redacción de los documentos es el dato más estable
para su identificación. Hay tres tipos de fechas o datas:
– Cronológica. Es la que sitúa a los
documentos en el tiempo concreto y preciso de su redacción (año, mes, día). Si
un documento carece en su texto de una cronología expresamente indicada, pero
mediante datos indirectos o inducidos podemos aproximarnos a ella, tendremos la
data archivística, que será colocada entre corchetes (p. ej. una instancia no
fechada, en la que encontramos un sello de registro de entrada del año 1962,
podemos fecharla con dicho año entre corchetes, [1962], y la situaremos al
comienzo de los documentos de la misma serie documental de dicho año). La fecha
cronológica es la que fundamentalmente nos servirá para la ordenación
cronológica de documentos.
– Tópica. Es la que sitúa a los
documentos en el lugar concreto de su redacción. Al igual que la anterior, si
la data tópica no está expresada sino inducida, la podemos colocar entre
corchetes. En todo caso es una fecha secundaria respecto a la cronológica.
– Histórica. Con este sistema de
datación, el documento es situado en el tiempo en relación a un hecho histórico
determinado (p. ej. al hacer referencia al número de años de un reinado o
pontificado o a un hecho de especial relevancia que sirve como punto de partida
en la computación cronológica).
Las características más destacables
referidas a la ordenación cronológica son las siguientes:
– La utilización de la data
cronológica para ordenar documentos se hará expresando el siguiente orden: año,
mes, día y fecha tópica, que suele ser el inverso al que figura en el propio
texto de los documentos. Para documentos fechados en el mismo año, se recurrirá
al mes para ordenarlos; si este último también es el mismo, se tendrá en cuenta
el día; si se diera el caso de dos documentos con idéntica fecha cronológica,
entonces habría que tener en cuenta el orden alfabético del lugar de
expedición.
– La ordenación cronológica se hará
sobre el estilo moderno de datación, debiendo reducirse a éste los documentos
que estén fechados en estilos antiguos, bastante frecuentes en la documentación
medieval.
– Cuando hay que ordenar, no ya
documentos simples, sino unidades documentales complejas, como los expedientes,
que están compuestas a su vez de varios documentos, la referencia cronológica
ha de hacerse a las fechas límites: fechas de inicio y de resolución del
expediente. En una serie de expedientes iniciados en el mismo año, se ordenarán
cronológicamente atendiendo a la segunda fecha, la de resolución. El orden
interno de cada expediente será igualmente cronológico, pero atendiendo a las
diferentes etapas del procedimiento administrativo; es decir, en ocasiones,
dentro de un expediente existirán documentos más antiguos después de otros más
recientes porque pueden aparecer acompañando a estos últimos, generalmente como
prueba o antecedente administrativo.
5.7.2.2. Ordenación alfabética
Es la ordenación por la cual se
ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las palabras elegidas como
representativas de la información contenidas en ellos.
Como regla general, se preferirá la
ortografía moderna sobre la antigua en la elección de palabras o voces. Según
el tipo de palabra de que se trate, tendremos los tres tipos de ordenación
alfabética:
1. Si las palabras designan a
personas, tendremos la ordenación alfabética onomástica.
En este caso, dichas palabras se
ordenan de la siguiente manera: primer apellido, segundo apellido y nombre/s
propio/s (p. ej. en los expedientes personales: GARCÍA LÓPEZ, Antonio; García Sánchez,
Antonio; García Sánchez, Luis;
García Sánchez, Manuel...).
2. Si las palabras designan un lugar
geográfico, estaremos ante la ordenación alfabética geográfica o topográfica
(p. ej. en los expedientes de licencias de obras, que deben ordenarse por la denominación
de las calles: Álava; ALBACETE; ALICANTE; BADAJOZ...).
3. Si las palabras se refieren a
asuntos, temas o materias, estaremos utilizando una ordenación alfabética de
materias o temática (p. ej. en los expedientes de oposiciones, que deben
ordenarse por la denominación de los puestos de trabajo:
ARCHIVEROS;
ARQuITECTOS; AuXILIARES ADMINISTRATIVOS; AYuDANTES DE ARCHIVO; AYuDANTES DE
BIBLIOTECA; AYuDANTES DE LABORATORIO...).
Este tipo de ordenación suele ser más subjetiva ya que normalmente se induce de
la información proporcionada por los documentos. Los temas o materias son
elegidos por la persona que ordena, seleccionando entre varias posibilidades de
contenidos similares (p. ej. para referirnos al edificio donde se reúne una
corporación municipal, podemos elegir entre las siguientes voces: Ayuntamiento,
Casas Consistoriales, Casas Capitulares, Casas del Cabildo, etc.). En cualquier
caso, las voces no elegidas pueden y deben mantenerse mediante referencias a la
voz principal seleccionada.
Como veremos más adelante, al tratar
de los instrumentos de descripción, la ordenación alfabética es utilizada
igualmente en la elaboración de los índices.
5.7.2.3. Ordenación numérica
Ya hemos indicado que es la ordenación
en la que se sigue la serie natural de los números.
Este tipo de ordenación puede
referirse, tanto a la numeración de documentos dentro de una serie documental,
como a la numeración de las unidades de instalación (legajos, libros, cajas) en
el depósito de archivo. En este segundo sentido, debe tenderse a utilizar una
única numeración corrida, aplicable a todas las unidades de instalación de un
archivo determinado. En todo caso, y siempre que las disponibilidades de
espacio lo permitan, será recomendable una doble numeración, que corresponderá
a una doble instalación, para separar los legajos o cajas de los libros o
documentos encuadernados.
En archivos abiertos, se evitará dar
numeraciones propias y distintas para las unidades de instalación procedentes
de cada sección o dependencia productora de documentos, debido a la complicación
que supone la multiplicidad de numeraciones utilizadas y a la gran cantidad de
espacio que requeriría su instalación. En este tipo de archivos, donde la
documentación que se transfiere va incrementándose regularmente, las nuevas
unidades de instalación deberán tener un número de orden correlativo, en
función de la fecha de ingreso en el archivo. La organización de la documentación
no se reflejará en la instalación de los depósitos sino, como veremos más
adelante, en el fichero-inventario.
5.7.3. Operaciones relacionadas con la
ordenación
Se trata de una serie de trabajos que
normalmente se realizan, o la mayor parte de ellos, conjuntamente con la propia
ordenación documental:
a) Desdoble o despliegue de documentos
que se han conservado plegados, sobre todo mapas, planos, pergaminos, etc. En
ocasiones, dichos documentos necesitarán la aplicación de ciertos
procedimientos de planchado y su localización en instalaciones especiales
(planeros).
b) Signaturación y Sellado. En el
ángulo inferior izquierdo de los documentos, como medidas de seguridad y de
control, se aplicará sobre un margen o espacio no escrito el sello del archivo,
de impronta pequeña y preferentemente en seco o bien de tinta no corrosiva, y
se escribirá la signatura, con lápiz negro de punta blanda, con la indicación de
la unidad de instalación donde se localiza en el depósito. Ambas operaciones
deberán realizarse con sumo cuidado, para no afectar las superficies escritas
de los documentos. En los documentos encuadernados en forma de libro, se
indicará la signatura mediante un tejuelo similar al utilizado en las
bibliotecas, repitiéndose en la primera página escrita.
c) Datación. En ciertos casos, es
conveniente indicar la fecha completa (año, mes, día y data tópica), a lápiz,
en la parte superior de los documentos. Para evitar escribir directamente sobre
los documentos es preferible las indicaciones de los datos archivísticos en
carpetillas de papel neutro, que servirán además como protección a los mismos
documentos.
d) Numeración y Foliación. La
numeración, como ya apuntamos al hablar de la ordenación numérica, es la
indicación del número de orden de un documento o expediente dentro de su serie
documental. Es fundamental para evitar el desorden de los documentos tras su
consulta. Se indica a lápiz, normalmente en el ángulo superior izquierdo. La
foliación consiste en la numeración de todos los folios escritos de una unidad
de instalación o de una unidad archivística (expediente). Es una operación muy
importante a la hora de preparar la documentación para su microfilmación. Se
indicará a lápiz en el ángulo superior derecho.
e) Agregación. Consiste en la correcta
reubicación de documentos mal colocados. Es una operación que exige situar un
«testigo» en la unidad de instalación de la que se ha extraído un documento
para agregarlo a la que realmente corresponda.
Esta operación no debe realizarse
hasta que se haya concluido la inventariación completa del fondo documental.
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