Tema 22.1

TEMA 22 El Plan de Sistemas del Ayuntamiento de Gijón. Los sistemas de gestión de Recursos Humanos, Nómina, Población y Base de Datos de Tercero. El Sistema de Información contable y la Gestión tributaria. Sistemas de Información al ciudadano. La Gestión de Expedientes en el Ayuntamiento de Gijón. Los procedimientos reglados

1. EL PLAN dE SIStEMAS dEL AyuNtAMIENtO dE GIJóN

1.1. REDACCIÓN DEL PLAN DE SISTEMAS

El Ayuntamiento de Gijón aprobó en mayo de 1997 un Estudio, encargado previamente a una empresa consultora, que definía tanto el nuevo papel de la Función Informática como la Plataforma Tecnológica y el modelo de Datos y Aplicaciones para dar cobertura de forma adecuada e integrada a las nuevas necesidades de la Administración Municipal.

Este estudio se centró en dos puntos:

1º. El análisis de la Situación de Partida e Identificación de Directrices:

En este punto se realizaron entrevistas con todos los responsables de las distintas unidades y departamentos municipales así como especialmente con el personal del área de Informática. Estas entrevistas permitieron obtener una serie de conclusiones que se concretaron en una tabla de puntos débiles o amenazas y puntos fuertes u oportunidades, que sirvieron de partida para la propuesta de las medidas a plantear en el Plan de Sistemas.

Tomando como punto de partida los resultados de este análisis, se definió el escenario de Objetivos, identificando las directrices a seguir:

– Establecer una mayor sintonía entre la Función Informática y las necesidades del Ayuntamiento, definiendo mecanismos de comunicación y priorización.

– Posibilitar una gestión global del Ayuntamiento, apoyada en la disponibilidad de bases de datos corporativas.

– Propiciar la definición y prestación de nuevos servicios por parte del Ayuntamiento.

– Normalizar los canales de comunicación entre el Servicio de Informática y los usuarios e involucración de los mismos en las distintas actividades (Planificación de Objetivos, Elaboración del Presupuesto, Mantenimiento, etc.).

– Mantener el equilibrio entre la agilidad y la racionalidad de actuación, implantando métodos y circuitos de actuación que faciliten el mantenimiento de este equilibrio.

– Adecuar los recursos humanos de la Función Informática al nuevo entorno tecnológico, evitando un excesivo crecimiento del Servicio de Informática, afrontando la necesidad de contratar la colaboración de empresas de servicios externas, especialmente para el suministro de los nuevos aplicativos.

2º. Definición de un Plan de Acción para la implantación de estas Directrices:

En este punto se abordaron tres aspectos básicos:

– La definición del nuevo papel de la Función Informática en el Ayuntamiento de Gijón.

– La definición de la Plataforma Tecnológica.

– Y la definición del Modelo de Datos y Aplicaciones basado en la integración de la información.

A) La definición del nuevo papel de la Función Informática

Implicó estructurar el Servicio de Informática en dos áreas (Desarrollo y Explotación) y la creación de una unidad de Integración Corporativa:

– El área de Desarrollo y Mantenimiento asumirá las tareas de liderar y coparticipar en los proyectos de desarrollo, realizar el apoyo a los usuarios en problemas relacionados con el aplicativo y dar soporte a los mismos en herramientas de usuario final y microinformática desde el punto de vista funcional.

– El área de Explotación o Sistemas asumirá la gestión y mantenimiento de la Infraestructura Tecnológica y el control de la explotación, integrando en la misma una unidad de apoyo al usuario con la finalidad de proporcionar en todo momento la atención al usuario final, resolviendo problemas y canalizando las necesidades.

– La nueva Unidad de Integración Corporativa (U.I.C.) será la unidad responsable del mantenimiento y explotación de los datos corporativos del Ayuntamiento, tanto los referidos a Territorio (datos alfanuméricos y base cartográfica) como a terceros.

Sus principales funciones, como responsable de dicha información, será recabar de forma actualizada toda la información que se genere en las distintas unidades y que afecten a dichas bases corporativas, así como consolidar y poner a disposición de la estructura municipal dicha información.

– Como órgano consultivo se define la Comisión de Coordinación con Usuarios, que permitirá coordinar las acciones a llevar a cabo en el Servicio de Informática con los planes y necesidades definidas por los usuarios. Estará compuesto por representantes del Servicio de Informática y por un representante de cada área, incluidos los de las Fundaciones y Patronato dependientes del Ayuntamiento de Gijón. Esta Comisión puede actuar en pleno, cuando las necesidades a tratar son de toda el área municipal, o sectorialmente, si se refieren a uno o varios departamentos de la estructura municipal.

Tanto el servicio de Informática como la unidad de Integración Corporativa se integran en la Coordinación General de Servicios, garantizándose así una perfecta coherencia y sincronización de sus actividades.

B) La definición de la Plataforma Tecnológica

La plataforma tecnológica se basa en una red IP con Gigabit basado en Ethernet. Sobre esta se implementan los servicios de Cliente Servidor, que están sustentados en su parte servidora por un TrueCluster de Compaq con tecnología Alpha y sistema operativo True64 (unix de Compaq). La base de datos de producción que está soportada en estos servidores es Oracle Enterprise versión 7.3.4. Además los servidores de ficheros, ofimática y correo electrónico están basados en Intel con sistema operativo Windows Nt. Como apoyo a la actividad se utiliza un sistema de correo colaborativo (correo electrónico, agendas compartidas, libretas de direcciones compartidas, carpetas públicas, etc.) basado en Exchange Server de Microsoft. La ofimática, integrada con todas las aplicaciones, se basa en productos de Microsoft tanto para el procesador de textos, hojas de cálculo y cliente de correo electrónico. Además están definidos dos entornos diferenciados, uno de producción y otro de desarrollo y prueba de aplicativos

C) La definición del modelo de Datos y Aplicaciones

Tomando como referencia las funciones de las distintas unidades y departamentos municipales, sus necesidades de información y los flujos de información entre ellas, el Plan identifica tres tipos básicos de aplicaciones:

1. Las aplicaciones corporativas

Son aquellas que dan cobertura a las necesidades comunes de las distintas unidades:

Gestor o Seguimiento de Expedientes, Registro de Entrada y Salida, Atención al Ciudadano, Territorio y Terceros e Información a la Dirección.

2. Las aplicaciones comunes

Son aquellas que dan cobertura a un área específica de la actividad del Ayuntamiento pero que la ejecución de la actividad requiere la coordinación continúa con otras áreas:

Gestión de Personal y Nóminas, Contabilidad y Presupuestos, Gestión de Ingresos y de la Tesorería, Gestión de Contratación y Compras y Gestión del Inventario y del Patrimonio.

3. Las aplicaciones departamentales

Son aquellas que dan cobertura a un área específica de actividad, realizándose ésta de forma autónoma del resto de actividades:

– Gestión del Padrón de Habitantes.

– Procedimientos reglados (actividades molestas e inocuas y licencias de obras menores).

– Gestión de Instalaciones Deportivas.

– Gestión de Cursos de la universidad Popular.

– Gestión de Bibliotecas, Gestión Documental (Actas y resoluciones).

– Gestión del Centro de Control.

– Gestión de de Almacén y del Parque Móvil.