TEMA 22 El Plan de Sistemas del Ayuntamiento de Gijón. Los sistemas
de gestión de Recursos Humanos, Nómina, Población y Base de Datos de Tercero.
El Sistema de Información contable y la Gestión tributaria. Sistemas de
Información al ciudadano. La Gestión de Expedientes en el Ayuntamiento de
Gijón. Los procedimientos reglados
1.
EL PLAN dE SIStEMAS dEL AyuNtAMIENtO dE GIJóN
1.1. REDACCIÓN DEL PLAN DE SISTEMAS
El Ayuntamiento de Gijón aprobó en
mayo de 1997 un Estudio, encargado previamente a una empresa consultora, que
definía tanto el nuevo papel de la Función Informática como la Plataforma
Tecnológica y el modelo de Datos y Aplicaciones para dar cobertura de forma adecuada
e integrada a las nuevas necesidades de la Administración Municipal.
Este estudio se centró en dos puntos:
1º. El análisis de la Situación de
Partida e Identificación de Directrices:
En este punto se realizaron
entrevistas con todos los responsables de las distintas unidades y
departamentos municipales así como especialmente con el personal del área de Informática.
Estas entrevistas permitieron obtener una serie de conclusiones que se
concretaron en una tabla de puntos débiles o amenazas y puntos fuertes u
oportunidades, que sirvieron de partida para la propuesta de las medidas a
plantear en el Plan de Sistemas.
Tomando como punto de partida los
resultados de este análisis, se definió el escenario de Objetivos,
identificando las directrices a seguir:
– Establecer una mayor sintonía entre
la Función Informática y las necesidades del Ayuntamiento, definiendo
mecanismos de comunicación y priorización.
– Posibilitar una gestión global del
Ayuntamiento, apoyada en la disponibilidad de bases de datos corporativas.
– Propiciar la definición y prestación
de nuevos servicios por parte del Ayuntamiento.
– Normalizar los canales de
comunicación entre el Servicio de Informática y los usuarios e involucración de
los mismos en las distintas actividades (Planificación de Objetivos,
Elaboración del Presupuesto, Mantenimiento, etc.).
– Mantener el equilibrio entre la
agilidad y la racionalidad de actuación, implantando métodos y circuitos de
actuación que faciliten el mantenimiento de este equilibrio.
– Adecuar los recursos humanos de la
Función Informática al nuevo entorno tecnológico, evitando un excesivo
crecimiento del Servicio de Informática, afrontando la necesidad de contratar
la colaboración de empresas de servicios externas, especialmente para el
suministro de los nuevos aplicativos.
2º. Definición de un Plan de Acción
para la implantación de estas Directrices:
En este punto se abordaron tres
aspectos básicos:
– La definición del nuevo papel de la
Función Informática en el Ayuntamiento de Gijón.
– La definición de la Plataforma Tecnológica.
– Y la definición del Modelo de Datos
y Aplicaciones basado en la integración de la información.
A) La definición del nuevo papel de la
Función Informática
Implicó estructurar el Servicio de
Informática en dos áreas (Desarrollo y Explotación) y la creación de una unidad
de Integración Corporativa:
– El área de Desarrollo y
Mantenimiento asumirá las tareas de liderar y coparticipar en los proyectos de
desarrollo, realizar el apoyo a los usuarios en problemas relacionados con el
aplicativo y dar soporte a los mismos en herramientas de usuario final y
microinformática desde el punto de vista funcional.
– El área de Explotación o Sistemas
asumirá la gestión y mantenimiento de la Infraestructura Tecnológica y el
control de la explotación, integrando en la misma una unidad de apoyo al
usuario con la finalidad de proporcionar en todo momento la atención al usuario
final, resolviendo problemas y canalizando las necesidades.
– La nueva Unidad de Integración
Corporativa (U.I.C.) será la unidad responsable del mantenimiento y explotación
de los datos corporativos del Ayuntamiento, tanto los referidos a Territorio
(datos alfanuméricos y base cartográfica) como a terceros.
Sus principales funciones, como
responsable de dicha información, será recabar de forma actualizada toda la
información que se genere en las distintas unidades y que afecten a dichas
bases corporativas, así como consolidar y poner a disposición de la estructura
municipal dicha información.
– Como órgano consultivo se define la
Comisión de Coordinación con Usuarios, que permitirá coordinar las acciones a
llevar a cabo en el Servicio de Informática con los planes y necesidades
definidas por los usuarios. Estará compuesto por representantes del Servicio de
Informática y por un representante de cada área, incluidos los de las Fundaciones
y Patronato dependientes del Ayuntamiento de Gijón. Esta Comisión puede actuar
en pleno, cuando las necesidades a tratar son de toda el área municipal, o sectorialmente,
si se refieren a uno o varios departamentos de la estructura municipal.
Tanto el servicio de Informática como
la unidad de Integración Corporativa se integran en la Coordinación General de
Servicios, garantizándose así una perfecta coherencia y sincronización de sus
actividades.
B) La definición de la Plataforma
Tecnológica
La plataforma tecnológica se basa en
una red IP con Gigabit basado en Ethernet. Sobre esta se implementan los
servicios de Cliente Servidor, que están sustentados en su parte servidora por
un TrueCluster de Compaq con tecnología Alpha y sistema operativo True64 (unix
de Compaq). La base de datos de producción que está soportada en estos
servidores es Oracle Enterprise versión 7.3.4. Además los servidores de
ficheros, ofimática y correo electrónico están basados en Intel con sistema
operativo Windows Nt. Como apoyo a la actividad se utiliza un sistema de correo
colaborativo (correo electrónico, agendas compartidas, libretas de direcciones
compartidas, carpetas públicas, etc.) basado en Exchange Server de Microsoft.
La ofimática, integrada con todas las aplicaciones, se basa en productos de
Microsoft tanto para el procesador de textos, hojas de cálculo y cliente de
correo electrónico. Además están definidos dos entornos diferenciados, uno de
producción y otro de desarrollo y prueba de aplicativos
C) La definición del modelo de Datos y
Aplicaciones
Tomando como referencia las funciones
de las distintas unidades y departamentos municipales, sus necesidades de
información y los flujos de información entre ellas, el Plan identifica tres
tipos básicos de aplicaciones:
1. Las aplicaciones corporativas
Son aquellas que dan cobertura a las
necesidades comunes de las distintas unidades:
Gestor o Seguimiento de Expedientes,
Registro de Entrada y Salida, Atención al Ciudadano, Territorio y Terceros e
Información a la Dirección.
2. Las aplicaciones comunes
Son aquellas que dan cobertura a un
área específica de la actividad del Ayuntamiento pero que la ejecución de la
actividad requiere la coordinación continúa con otras áreas:
Gestión de Personal y Nóminas,
Contabilidad y Presupuestos, Gestión de Ingresos y de la Tesorería, Gestión de
Contratación y Compras y Gestión del Inventario y del Patrimonio.
3. Las aplicaciones departamentales
Son aquellas que dan cobertura a un
área específica de actividad, realizándose ésta de forma autónoma del resto de
actividades:
– Gestión del Padrón de Habitantes.
– Procedimientos reglados (actividades
molestas e inocuas y licencias de obras menores).
– Gestión de Instalaciones Deportivas.
– Gestión de Cursos de la universidad
Popular.
– Gestión de Bibliotecas, Gestión
Documental (Actas y resoluciones).
– Gestión del Centro de Control.
– Gestión de de Almacén y del Parque
Móvil.
