Tema 22.2

2. LOS SIStEMAS dE GEStIóN dE RECuRSOS huMANOS, NóMINA, PObLACIóN y bASE dE dAtOS dE tERCEROS. EL SIStEMA dE INfORMACIóN CONtAbLE y LA GEStIóN tRIbutARIA. SIStEMAS dE INfORMACIóN AL CIudAdANO

Una vez definido el plan de actuación de acuerdo con los objetivos marcados, se acometió el desarrollo del mismo, centrado inicialmente en dos fases cuyo desarrollo se abordó al mismo tiempo, en un periodo que abarcó desde enero de 1998 a julio de 1999, bajo un único proyecto al que se denominó GADA (Gestión Avanzada del Ayuntamiento), dada la necesidad de asegurar una rápida implantación de los sistemas.

La dirección y ejecución de este proyecto se adjudicó a la empresa ANDERSEN CONSULTING S.L. que contaba con la colaboración de los productos TAO, perteneciente al Grupo GEDAS. Esta empresa acreditaba una amplia gama de productos estándar e integrados, concretamente en gestión contable, registro, gestión de expedientes, gestión tributaria, Padrón de Habitantes, Sistemas de Información Territorial, etc.

2.1. PRIMERA FASE: IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE SISTEMAS

Comprendía la implantación de la Nueva Organización de la Función Informática, completando el diseño de la Plataforma Tecnológica, así como en la realización de un análisis exhaustivo de los procesos, su rediseño en función de las nuevas funciones asignadas a la organización municipal y la planificación de las actividades a realizar para el Desarrollo de las Aplicaciones.

Al mismo tiempo, se desarrollaron las siguientes aplicaciones:

2.1.1. Gestión de la Nómina y Recursos Humanos

Consta de un módulo de Nómina que gestiona todos los procesos asociados al cálculo y pago de los salarios de la organización (Recibos, seguros sociales, IRPF, variaciones de nómina, contratos, altas/bajas de la seguridad social, etc.), así como los módulos de Registro de Personal, Plantillas y Relaciones de Puestos de Trabajo, Formación, Selección y Provisión de Puestos de Trabajo y Control del Absentismo. La aplicación seleccionada fue Meta 4.Mind, que es la única aplicación seleccionada por el Ayuntamiento de Gijón que no pertenece a las soluciones ofrecidas por TAO del grupo GEDAS.

2.1.2. Gestión de la Población y Base de Datos de Tercero

La puesta en marcha de los módulos de Terceros y Territorio en la Unidad de Integración Corporativa la aplicación de terceros consta de una doble vía de actualización:

a) La manual a cargo del responsable de la unidad de Integración Corporativa.

b) La automática, a partir de aquellas aplicaciones que generan datos que modifican la información contenida en la base de datos de terceros.

Adicionalmente, esta aplicación deberá contemplar mecanismos de depuración e integración

de la información sobre la base de terceros.

Respecto al Territorio, la aplicación tiene dos módulos:

a) El de Información gráfica: encargado de mantener la base de datos cartográfica del municipio y que consta de un sistema de gestión basado en la digitalización y mantenimiento de la cartografía de base y, de otra parte, integra la información alfanumérica del callejero del Municipio sobre la propia base cartográfica.

b) Por su parte, el módulo de Información Alfanumérica propiamente dicho: mantiene un callejero corporativo único para todo el municipio, de forma que no se produzcan duplicidades.

Junto con el módulo de Territorio, la aplicación departamental denominada Explotaciones sobre el GIS permite a las diferentes unidades o departamentos municipales mantener información tanto gráfica como alfanumérica, sobre la base de datos corporativa del territorio, así como la realización de explotaciones específicas.

Cada área/unidad será responsable de la alimentación y mantenimiento de sus bases correspondientes (Plan General de Ordenación urbana, Inventario de Fincas o edificios municipales, Infraestructuras básicas, etc.) permitiendo a toda la organización el acceso a las distintas fuentes, si bien existen niveles de acceso por áreas temáticas.

Para esta aplicación se seleccionó la versión estándar TAO del grupo GEDAS.

La puesta en marcha de la aplicación del Padrón de Habitantes

Con el módulo de terceros se puso igualmente en marcha la aplicación del Padrón de Habitantes que incluye las altas, bajas, rectificaciones, consultas, etc. Permite, igualmente, obtener el censo electoral del municipio, y la confección automática de certificados y volantes (convivencia, residencia, domicilio, etc.) en el momento de ser solicitados.

A partir de esta información, la aplicación permite realizar estadísticas generales (pirámides de población, evolución de la población, distribución por distritos, etc.) ya estén predefinidas o se confeccionen por el propio usuario (unidad de Integración Corporativa).

2.1.3. La Gestión de la Contabilidad y Presupuestos

Permite, además de la elaboración y seguimiento presupuestario del Ayuntamiento y sus organismos autónomos, la participación de las diferentes unidades administrativas o centros gestores en la realización de las anotaciones o hechos de contenido económico que deben tener su reflejo contable, permitiendo la consolidación de los estados financieros del Ayuntamiento y de sus Organismos Autónomos. Igualmente, esta aplicación se corresponde con la versión estándar TAO del grupo GEDAS.

2.1.4. La Gestión de Expedientes

El seguimiento de expedientes es, en la actualidad, la aplicación que ha permitido un mayor cambio en el funcionamiento de la Administración Municipal. El objetivo de esta aplicación, es el de proveer al Ayuntamiento de una plataforma informática que ayude a resolver de manera racional y homogénea el seguimiento de expedientes administrativos.

El sistema se articula en dos módulos:

a) El Registro de Tramitaciones: que se realizará tanto manualmente como de forma automática a partir de las diferentes actuaciones que se vayan incorporando al procedimiento.

b) El segundo módulo es el Work-flow: que permite definir unos flujos de trabajo predeterminados a partir de los que deben tramitarse los procedimientos.

Ambos módulos deben permitir tanto el almacenamiento electrónico de los documentos incorporados a los procedimientos, como la integración de documentos elaborados en las herramientas ofimáticas.

Sobre esta base, se adaptó un sistema integrado con el resto de aplicaciones y propuesto por la empresa TAO del grupo GEDAs, denominado PAC (Procedimiento Administrativo Común) cuya estructura era: Iniciación, Instrucción, Terminación y Archivo Provisional.

Los datos relevantes aplicables a cualquier tipología de expedientes son:

– Referencia del Expediente (Contador único para toda la organización).

– Fecha y motivo del alta.

– Descripción del expediente.

– Documentación aportada y pendiente de aportar.

– Personas relacionadas con el expediente y calidad en la que actúan (Terceros).

– Dirección objeto del expediente (Territorio).

– Anotaciones de Registro (entrada y salida).

– Liquidaciones (Tipos de ingreso asociados a cada procedimiento).

Hay que resaltar que la versatilidad y flexibilidad de esta aplicación permitió construir sobre ella determinadas aplicaciones departamentales, ya sea a través de procedimientos reglados (Actividades moletas, inocuas u obras menores) como integrándose directamente en el PAC (Contratación y Compras).

La puesta en marcha de la aplicación del Registro de Entrada y Salida

Esta aplicación controla las funciones de entrada y salida de la documentación intercambiada con el exterior del Ayuntamiento, integrando dicha información con el Seguimiento de Expedientes y generando los libros de Registro. Esta aplicación sirve, igualmente, para desarrollar Libros de registro auxiliares utilizados por los distintos departamentos municipales: objetos perdidos, asociaciones, etc. Esta aplicación se corresponde con la versión estándar TAO del grupo GEDAS.

2.2. SEGUNDA FASE

Comprende desde el segundo semestre de 1998 a julio de 1999, y en la misma se abordó, de acuerdo con las prioridades definidas en el Estudio, la implantación de las aplicaciones definidas en el Plan de Sistemas que veremos a continuación.

2.2.1. La Gestión del Inventario y Patrimonio

Permite el conocimiento del inmovilizado existente, su valoración y la adscripción orgánica, así como los movimientos del mismo. Incluye igualmente el control de las amortizaciones, así como las desviaciones respecto a las inversiones realizadas.

Esta aplicación que inicialmente no se incluyó en el proyecto por motivos de premura en su implantación, se encuentra actualmente en fase de integración con el resto de aplicaciones de TAO del grupo GEDAS, Contabilidad y Presupuestos, Gestión de Expedientes y Territorio.

2.2.2. La Gestión de Ingresos

Permite el control de la actividad del Servicio Regional de Recaudación respecto a la gestión de los tributos municipales del IBI, IAE e IVTM, así como la liquidación y recaudación de los tributos gestionados directamente: Plusvalía, Multas y Tasas.

Esta aplicación, también perteneciente a Tao del grupo GEDAS está integrada con el módulo de Tesorería, Territorio y Contabilidad, permitiendo el control de los flujos de caja del Ayuntamiento.

2.2.3. La Atención al Ciudadano

La aplicación de Atención al Ciudadano, diseñada singularmente para el Ayuntamiento de Gijón, integra las utilidades básicas que dan soporte a las funciones de relación con el ciudadano, constituyendo una herramienta esencial para mejorar las relaciones ciudadano-Ayuntamiento.

Con esta aplicación se presta un servicio integrado que permite:

– En un primer nivel ofrecer información tanto estática (ciudad, Ayuntamiento) como dinámica (estado de expedientes, agendas culturales, turísticas, de empleo, etc.).

– En un segundo nivel, facilitará la gestión de operaciones específicas de Atención al Ciudadano (Ciclo rápido, gestión de citas y colas, encuestas, tarjetas ciudadano, trámites telemáticos, etc.,).

Esta aplicación se diseñó tanto para uso directo (ventanilla única, dispensadores automáticos, página WEB) como telefónico.

2.2.4. La Información a la Dirección

Esta aplicación permite a los responsables municipales (Jefes de Servicio, de Centros Gestores, de área, etc.) obtener información de seguimiento de la actividad municipal (Ayuntamiento, Fundaciones y Empresas), facilitando el control de la gestión y la toma de decisiones.

La aplicación, diseñada singularmente para el Ayuntamiento de Gijón, presenta la información en forma de indicadores por áreas de gestión (Recursos Humanos, Gestión Contable y de Ingresos, Tesorería, Gestión de Expedientes, etc.). Esta información permite hacer un seguimiento de forma clara y sencilla sobre la evolución de estos indicadores y por áreas de actividad. Los interfaces de usuario son sencillos, permitiendo una presentación gráfica e intuitiva de la información.

2.3. TERCERA FASE: DESARROLLO DE LAS APLICACIONES DEPARTAMENTALES

Concluido el proyecto GADA (Fases I y II del Plan), en julio de 1999, se dio comienzo a partir de esa misma fecha, por un plazo que se estima inicialmente de dos años, a lo que se denomina III Fase del Plan o desarrollo de las aplicaciones departamentales.

Esta Fase incluye igualmente la necesidad de efectuar algunos ajustes a las aplicaciones de las Fases I y II, para mantener una permanente actualización de las mismas a las necesidades del Ayuntamiento.

Las aplicaciones que se desarrollan en esta fase son las siguientes:

2.3.1. La Gestión de Instalaciones Deportivas

Esta aplicación permite controlar tanto los abonados a las Instalaciones Deportivas como la facturación por la utilización de las mismas y la gestión de los cursos deportivos organizados en dichas instalaciones.

Actualmente está en funcionamiento en el área de Piscinas, pero se prevé a medio plazo su utilización en todas las instalaciones. La solución adoptada es igualmente sobre un producto TAO del grupo GEDAS.

2.3.2. La Gestión de las Bibliotecas

Se basa en una aplicación estándar para toda la Red Nacional de Bibliotecas españolas, denominada ABSYS, por lo que su implantación se realiza actualmente en colaboración con la Administración Regional.

Esta aplicación permitirá la consulta de los fondos disponibles en toda la red municipal de bibliotecas (11 centros) así como gestionar los préstamos de libros y las altas/bajas de los abonados a este servicio.

2.3.3. La Gestión de Ofertas Formativas Esta aplicación, diseñada singularmente para el Ayuntamiento de Gijón, permite gestionar las inscripciones en los cursos convocados por el Ayuntamiento de Gijón a través de la universidad Popular. Actualmente ya se encuentra en funcionamiento.

2.3.4. La Gestión Documental

Es un sistema que se integra en las aplicaciones existentes, denominado EDMS DOCuMENTuM, adquirido recientemente al grupo GEDAS y aún en fase de implantación, que posibilita el registro informatizado de la documentación recogida o generada por la Administración Municipal, ya sean actas, mapas, proyectos, etc. Estos documentos pueden ser vinculados a los expedientes administrativos mediante la conexión de esta aplicación con la de Seguimiento de Expedientes.

En resumen, este sistema permite gestionar el ciclo de vida de cualquier tipo de documento (ficheros de texto, formatos multimedia, páginas HTML, etc.) asociados a los expedientes, incluyendo la creación, captura, cambios, distribución, publicación y archivo, así como la búsqueda por textos lo que facilitará la localización de cualquier documento.

2.3.5. El Centro de Control

Este proyecto, aún pendiente de desarrollo, está condicionado a la puesta en marcha del Plan de Comunicaciones del Ayuntamiento de Gijón.

La idea es que desde el mismo se pueda efectuar el control tanto del tráfico urbano como de cualquier incidencia que se produzca en la ciudad respecto a la seguridad ciudadana o a los servicios públicos. A través del mismo, se podrán tramitar permisos y autorizaciones urgentes o resolver incidencias que permitan una actuación ágil y eficaz de los servicios públicos.

2.3.6. La Gestión del Almacén y del Parque Móvil

La idea es su integración con las aplicaciones de Seguimiento de Expedientes e Inventario.

2.3.7. La Gestión de Obras

Se trata de disponer de una base datos de las incidencias que se detecten en las vías públicas o edificios municipales, desde la necesidad de reparación y mantenimiento del mobiliario urbano, calles, aceras, parques y jardines, edificios, hasta el funcionamiento de los semáforos o del alumbrado público.

Desde cualquier departamento municipal, y los propios ciudadanos, a través de teléfono, quejas o sugerencias escritas, página Web, se podrá formular la necesidad de efectuar una reparación u obra, que se tramitará directamente a la empresa o departamento responsable de la misma, manteniendo un seguimiento a partir de la misma de todas las actuaciones que se desarrollen, previendo una comprobación final de la obra o reparación efectuada.